Home  |  Recht  |  News  |  Links  |  Humor  |  Gästebuch  |  Download  |  Win FAQ


[Home]

[Updates]

[Suchen]

[Recht]
Gesetze
Urteile
Info


[News]
Newsletter


[Links]
Computer
Gratis
Witziges
Suchen
Freunde


[Humor]
Bilder
Texte
Sounds
Videos
Programme


[Gästebuch]


[Download]
Online
System
Desktop
Sonstiges


[WinFAQ]
Helpline
Hardware
Software
Desktop
System
Online

 

 

[win faq - software]

Was wäre ein PC ohne die Fülle von Programmen, mit denen erst so vieles möglich wird? Aber wir alle wissen, dass auch hier der Teufel im Detail liegt. Ob ein Programm nun dermaßen komplex ist, dass wichtige Funktionen kaum auffindbar sind, oder mehrere Programme sich gegenseitig blockieren - Fragen über Fragen, die Ihnen die Stöberbox hier beantworten will.

Diese Rubrik wir im Laufe der Zeit immer weiter ausgebaut. Sie können dabei helfen - Sie haben einen Tipp für andere Anwender? Sie haben ein PC - Problem gelöst und glauben das wäre auch für andere nützlich? HER DAMIT! Senden Sie Ihr persönliches Know How an helpline@stoeberbox.de.
Benutzer, die der WinFAQ der Stöberbox Tipps senden, die hier zur Veröffentlichung kommen, werden selbstverständlich namentlich erwähnt.

 

Neue Tipps, die seit der letzten Änderung hinzukamen finden Sie zur besseren Orientierung unserer "Stammkunden" unterhalb der waagerechten blauen Linie. Fehlt diese Linie, hat sich seit der letzten Aktualisierung nicht geändert.

 

Themenübersicht:

MS Word - mehrere Textpassagen gleichzeitig kopieren und einfügen
MS Excel - Zahlen am Komma ausrichten
MS Excel - Zahlen in Klammern
MS Excel
- Schneller Zugriff auf bestimmte Tabellen der Arbeitsmappe
MS Word
- Geschützte Leerzeichen einfügen
MS Word
- Freies Verschieben von grafischen Objekten
MS Word
- Mehr Komfort beim Zeichnen senkrechter Linien
MS Word
- Autokorrektur für persönliche Abkürzungen
MS Word ab 7.0
- Schriftgröße per Shortcut verändern
Einstellungen in Virtual Dub zum Aufnehmen eines TV-Kanals

MS Word - Ausgedrucktes entspricht nicht der Bildschirmansicht

MS Word - Kopf- und Fußzeilen nicht auf dem Deckblatt

MS Word - Navigieren im Text und markieren mit der Tastatur

MS Word - Nervige Autokorrektur-Optionen bändigen

MS Word - Automatische Nummerierungszeichen nutzen

MS Word - Automatische Silbentrennung nutzen

MS Word - Thesaurus - Werkzeug für Sprachlose

MS Excel - Navigieren mit der Tastatur
MS Excel - Kennwortvergabe für Excel-Dateien
MS Excel - Fenster fixieren
MS Excel
- Bedingte Formatierung (ab Excel 97)
MS Excel
- Störende automatisierte Formatvergabe
MS Excel
- Excel druckt seitenweise leere Blätter
MS Excel
- Transponieren
MS Excel
- Verketten
MS Excel
- Formel „WENN“
MS Excel
- Formel „MAX“
MS Excel
- Formel „MIN“
MS Excel
- Formel „MITTELWERT“
MS Excel
- Formel „ZÄHLENWENN“
MS Excel
- Formeln „HEUTE“ und „JETZT“

MS Excel - Ersetzen von Sonderzeichen

MS Excel - Unsichtbare Informationen in einzelnen Zellen

MS Word - Absätze mit einem Schatten hinterlegen

MS Word - Datum und Uhrzeit per Tastatur einfügen

MS Word - Speicherplatz sparen

MS Word ab Version 2000 - Datumsvorschlag abschalten

MS Word ab Version 2000 - Überdrucken vermeiden

MS Word ab Version 97 - Crash beim Ansichtswechsel

MS Word - Texte vertikal zentrieren
MS Word - »Seite einrichten« aufrufen
MS Word - Symbole schnell verwalten
MS Word - Automatische Seitenanpassung
MS Word - Milimetergenaue Angaben im Lineal
MS Word - Zeilen einer Tabelle schnell verschieben
MS Word - Unterstreichen von Leerzeichen

MS Word - Datumseingabe per Tastenkombination
MS Word - Liste der Autokorrektur sichern und übernehmen

MS Word - Schnelles Verschieben von Textbereichen

Office „Up To Date“

MS Word - Dokumente an der letzten Bearbeitungsstelle öffnen

MS Word - Automatische Umwandlung in Hyperlinks verhindern

MS Word - Geben Sie Word-Makroviren keine Chance

MS Word - Gelöschte Textpassagen endgültig vernichten

MS Word - Speicherplatz sparen

MS Word - Verhindern, dass Word die falschen Seiten druckt

MS Word - Wörter hervorheben

 

 

Winword - mehrere Textpassagen gleichzeitig kopieren und einfügen
Problem:
Sie möchten aus mehreren Winword-Dokumenten Textpassagen und Grafiken in ein neues Dokument verschieben. Dazu können Sie natürlich jedes Stück einzeln mit <Strg>&< X> und <Strg>&< V> im neuen Dokument plazieren. Einfacher wäre es aber, wenn sich das in einem Schritt erledigen ließe.
Lösung:
Winword bietet Ihnen eine Alternative zur Windows-Zwischenablage - die sogenannte "Sammlung". Dabei handelt es sich um einen gleichnamigen eingebauten Autotext-Baustein. In der Sammlung können Sie Texte und Grafiken aus einem oder mehreren Dokumenten zusammentragen und sie dann in einem Arbeitsgang an der gewünschten Stelle einfügen.

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Markieren Sie die erste Textpassage oder Grafik, die Sie verschieben wollen.

2. Mit der Tastenkombination <Strg>&< F3> löschen Sie die aktuelle Markierung und fügen sie zugleich dem Autotext-Baustein "Sammlung" hinzu.

3. Wiederholen Sie diese Schritte für alle Texte und Grafiken, die Sie sammeln wollen. Alle Elemente, die Sie der Sammlung hinzufügen, werden durch Absatzmarken voneinander getrennt.

4. Setzen Sie dann den Cursor an die Stelle im Text, an der Sie die komplette Sammlung einfügen wollen, und drücken Sie <Strg>-< Shift>-< F3>. Dabei wird der Inhalt des Autotextes "Sammlung" wieder gelöscht. Er läßt sich aber auch einfügen, ohne ihn zu löschen. Dazu verwenden Sie den Befehl "Bearbeiten, AutoText, Einfügen". Falls Sie mehrere Autotext-Einträge abgelegt haben, müssen Sie zunächst den mit dem Namen "Sammlung" auswählen.

Alternativ geben Sie in den Text das Wort "Sammlung" (ohne Anführungszeichen) ein und drücken dann die Taste <F3>. Um mehrere benutzerdefinierte Autotext-Einträge anzulegen, markieren Sie jeweils eine Textpassage, rufen "Bearbeiten, Auto-Text" auf und vergeben einen Namen. Übrigens: Ein weiterer Vorteil der Winword-Sammlung ist, daß unabhängig davon der Inhalt der Windows-Zwischenablage erhalten bleibt. Wer ein gutes Gedächtnis hat und weiß, was er wohin verschoben hat, kann auf diese Weise also mit zwei Zwischenablagen arbeiten.

[nach oben]

 

MS Excel: Zahlen am Komma ausrichten
Problem:
Sie möchten in einer Tabelle untereinander stehende Dezimalzahlen mit unterschiedlich vielen Nachkommastellen nicht zentrieren, sondern so ausrichten, dass das Komma immer an derselben Stelle steht.
Lösung:
Diese Ausrichtung können Sie mit einem benutzerdefinierten Zahlenformat erreichen: Markieren Sie die Zellen, die Sie untereinander ausrichten wollen, und öffnen Sie mit einem Rechtsklick das Kontextmenü. Wählen Sie den Befehl "Zellen formatieren", und wechseln Sie auf die Registerkarte "Zahlen". Markieren Sie dort unter "Kategorie" den Eintrag "Benutzerdefiniert", und tragen Sie unter "Format" die Zeichenfolge "0,????" ein. Durch die Anzahl der Fragezeichen legen Sie fest, wie viele Nachkommastellen Sie maximal wünschen.

[nach oben]

 

MS Excel: Zahlen in Klammern
Versucht man in Excel, eine Zahl in einer runden Klammer darzustellen, wandelt Excel diese Zahl automatisch in eine negative um. Möchte man eine Klammer verwenden und dennoch mit der positiven Zahl rechnen, gelingt dies über ein benutzerdefiniertes Zahlenformat.
Markieren Sie alle Zellen, die Sie mit Klammern versehen wollen, und wechseln Sie in das Menü »Format | Zellen«. In »Kategorien« klicken Sie auf »Benutzerdefiniert« und geben unter Formate "("0")"  inclusive Anführungszeichen ein. Die Zahlen erscheinen in Klammern und bleiben dennoch positiv.

[nach oben]

 

MS Excel: Schneller Zugriff auf bestimmte Tabellen der Arbeitsmappe
In umfangreichen Arbeitsmappen mit zahlreichen Tabellenblättern ist die Bewegung zwischen den einzelnen Seiten mit Hilfe der Laufbalken oft etwas mühsam. Möchten Sie besonders flott von einer zur anderen Tabelle wechseln, klicken Sie die Pfeiltasten, mit denen Sie sich normalerweise zu entfernten Tabellen bewegen, mit der rechten Maustaste an.
In dem sich darauf öffnenden Pop-up-Menü erscheint eine Liste aller Tabellenblätter der Arbeitsmappe. Wählen Sie darin mit Hilfe eines Mausklicks den gewünschten Namen aus, und Sie landen sofort in der entsprechenden Tabelle.

[nach oben]

 

MS Word: Geschützte Leerzeichen einfügen
Ein geschütztes Leerzeichen können Sie mit der Tastenkombination 
[Shift] [Strg] [Leertaste] in Texte einbauen. 
Word wird dann an dieser Stelle nie einen Zeilenumbruch vornehmen. Dies ist zum Beispiel wichtig für Angaben wie »DM 29,50«, die stets zusammenhängend in einer Zeile stehen sollen.

[nach oben]

 

MS Word: Freies Verschieben von grafischen Objekten
Ein Kreis, der in Word für Windows gezeichnet wurde, kann standardgemäß nur in Schritten von 2,5 Millimeter verschoben werden. In manchen Fällen kann dieses Raster aber zu grob sein. Doch Word gestattet auch das stufenlose Verschieben von grafischen Objekten.
Halten Sie die linke Taste [Alt] gedrückt, während Sie den Kreis mit Hilfe der Maus oder den Cursortasten verschieben. Sie können ihn dann an jede beliebige Stelle Ihres Dokuments verlagern. Das gleiche gilt natürlich auch für Linien, Rechtecke, Bögen und andere grafische Objekte.

[nach oben]

 

MS Word: Mehr Komfort beim Zeichnen senkrechter Linien
Senkrechte Linien, die über die Grafikfunktionen von Word eingefügt wurden, bringen oft Probleme mit sich sie erscheinen als Fremdkörper im Text und können nicht überschrieben werden. Möchten Sie etwa für Tabellen, die nicht mit der Tabellenfunktion von Word gestaltet werden, senkrechte Linien in dem Dokument ziehen, gibt es eine praktischere Alternative.
Markieren Sie entweder eine Absatzmarke oder falls der Text schon existiert alle Absätze, die mit einer Linie versehen werden sollen, und wählen Sie aus dem Menü »Format« die Option »Tabulator«. Geben Sie unter »Tabstopp - Position« ein, an welcher Stelle die Linie gezogen werden soll, und klicken Sie unter »Ausrichtung« auf »Vertikale Linie«. Die Linie zieht sich durch alle markierten Absätze.
Möchten Sie zum Beispiel bestimmte Absätze im Dokument durch eine Linie am linken Seitenrand besonders kennzeichnen, wählen Sie unter »Tabstopp - Position« einen negativen Wert. Soll die Linie einen Zentimeter links von der linken Textbegrenzung gezogen werden, geben Sie unter »Tabstopp - Position« als Wert »-1cm« ein. Um die Linie wieder zu entfernen, ziehen Sie die kleine senkrechte Linie im Lineal per Drag & Drop aus dem Lineal heraus und lassen die linke Maustaste los, wenn sich der Cursor im Eingabebereich des Dokuments befindet.

[nach oben]

 

MS Word: Autokorrektur für persönliche Abkürzungen
Sie benutzen häufig bestimmte Floskeln in Ihren Dokumenten und würden gerne Abkürzungen verwenden, die diese Floskeln automatisch ausschreiben. Diese Funktion ist in Word bereits integriert. Geben Sie beispielsweise „mfg“ ein, macht Word nach Betätigen der Leer- oder Eingabetaste daraus automatisch „Mit freundlichen Grüßen“. Dies können Sie sich auch individuell zu nutze machen. Öffnen Sie die Autokorrektur – bei Word 97 und 2000 über das Menü „Extras / Autokorrektur“ – bei Word XP über „Extras / Autokorrektur-Optionen“. Hier können Sie in das Eingabefeld „Ersetzen:“ die von Ihnen gewünschte Abkürzung eintragen – beispielsweise „ewe“. In der Eingabezeile „Durch:“ erfassen Sie nun den von Ihnen gewünschten Text, der bei Eingabe dieser Abkürzung erscheinen soll – in unserem Beispiel „Es war einmal…“. Achten Sie dabei darauf, als Abkürzung kein existierendes Wort zu verwenden, da sonst jedes Mal bei Benutzung dieses Wortes Ihr Text erscheinen würde.

Obacht!

Vermeintlich „lustige“ Zeitgenossen machen sich einen Spaß daraus, an einem gemeinsam benutzten PC, etwa im Büro, den Namen eines Kollegen von der Autokorrektur gegen einen beliebigen anderen Text ersetzen zu lassen. Sollten Sie Opfer eines solchen Streichs werden, wissen Sie sich nun zu helfen. Sie können mit der Autokorrektur aber auch hochgradig komplexe Ersetzungen vornehmen. Dazu ein Beispiel:

Erfassen Sie einen Briefkopf. Fügen Sie ruhig auch waagerechte Linien oder Grafiken ein. Haben Sie Ihren Briefkopf komplett erstellt, markieren Sie über die Tastenkombination linke [Alt] – Taste & [A] das gesamte Dokument. Wichtig! Markieren Sie nicht mit der Maus, da sonst unter Umständen Grafiken nicht mit markiert werden. Rufen Sie nun über das Menü Extras die Autokorrektur auf. Sie werden feststellen, dass sich in der Eingabezeile „Durch:“ bereits Ihr markierter Dokumenteninhalt befindet. Nun brauchen Sie lediglich noch eine prägnante Abkürzung in die Eingabezeile „Ersetzen:“ schreiben (z.B. bk für Briefkopf) und mit „OK“ bestätigen. Jetzt können Sie mit der Eingabe von wenigen Zeichen – Ihrer erfassten Abkürzung – Ihren kompletten Briefkopf zu Papier bringen.

.

[nach oben]

 

Word ab 7.0: Schriftgröße per Shortcut verändern
Word für Windows enthält bereits verschiedene Shortcuts zur Veränderung der Schriftgröße. So setzt etwa die Tastenkombination [Strg] [<] die Schriftgröße auf die nächstkleinere Einheit in der Schriftgrößenliste der Schriftart. In der Schrift Times New Roman 14 formatierte Texte erhalten mit dieser Tastenkombination also die Schriftgröße 12. Für das Vergrößern von Schriftarten in dieser Schrittweite muss die Taste [Shift] hinzugenommen werden also [Strg] [Shift] [<].
Um den Schriftgrad nur um jeweils einen Punkt zu erhöhen, kann die Tastenkombination [Strg] [9] verwendet werden, um ihn um einen Punkt zu verkleinern, die Kombination [Strg] [8]. 

[nach oben]

 

Einstellungen in Virtual Dub zum Aufnehmen eines TV-Kanals:
Mit der folgenden Schritt-für-Schritt Anleitung können Sie erfolgreich mit den Programmen Virtual Dub (in der Anleitung als VD bezeichnet) und DivX eine Sendung Ihrer TV-Karte mitschneiden und als AVI auf Ihrer Festplatte speichern.
Sie können diese Programme aus der Stöberbox herunterladen:

-VirtualDub
-DivX

1.) DivX5 installieren
2.) Virtual Dub braucht nicht installiert zu werden - das Programm läuft per Doppelklick auf die EXE.
3.) Alle im Hintergrund laufenden Programme beenden, die auf die TV-Karte zugreifen - VD braucht den exklusiven Zugriff
4.) VD starten
5.) Über "File - Capture AVI" Aufnahmesequenzer starten
6.) Jetzt sollte ein TV-Kanal im VD-Fenster zu sehen sein. Wenn nicht...
  -VD beenden
  -TV-Kartensoftware starten
  -Einmal beliebigen Kanal wechseln
  -TV-Kartensoftware beenden
  -VD starten
  -Erneut "File - Capture AVI" auswählen
  -Jetzt sollte der Video-Capture Treiber initialisiert sein und ein Kanal 
   angezeigt werden.
7.) VD hat einen unglaublichen Wust von Einstellmöglichkeiten - hier die "Quick-and-dirty-Lösung":
8.) Menü Video - Compression - aus Listfeld DivX 5.0 Codec auswählen - Schaltfläche Configure - Encoding Bitrate auf 1000 kb/sek stellen - 2 mal OK
9.) Menü Video - Set Custom Format - Frame Size auswählen (meine TV-Karte schafft z.B. max 360 x 288) - Dataformat YUY2 auswählen - bestätigen mit OK
10.) Menü Video - Source - Schaltfläche TV-Empfänger - Kanal auswählen - 2 mal OK
11.) Menü Audio - Compression - Format auswählen (z.B. Microsoft ADPCM, Attribut 22 kHz, 4Bit, Stereo -> hat jeder, läuft überall oder MPEG Layer-3 für MP3, Attribut 56 kBit/sek, 24 kHz, Stereo; ich nehme immer MS ADPCM)
12.) Über Menü File - Set capture file den Speicherort und -namen für die AVI-Datei auswählen (ACHTUNG! Der Speicherort sollte >2GB sein!!!)
13.) Menü Capture - Capture Video startet jetzt die Aufnahme; die [ESC] - Taste beendet die Aufnahme

[nach oben]

 

MS Word - Ausgedrucktes entspricht nicht der Bildschirmansicht

Sie haben ein Word – Dokument mit Bildern, Tabellen und / oder Textboxen. Wenn Sie dieses Dokument auf Ihrem Drucker ausgeben, sind die einzelnen Dokumentteile verschoben – der Ausdruck entspricht nicht der Bildschirmansicht. Word beherrscht in allen Versionen mehrere Möglichkeiten den Dokumenteninhalt anzuzeigen. Diese Ansichten finden Sie in allen Word – Versionen im Menü „Ansicht“.

Word unterscheidet dabei zwischen:

- Normalansicht

- Weblayout

- Seitenlayout

- Gliederungsansicht

Nur das Seitenlayout zeigt Ihnen zuverlässig eine Druckvorschau an. Sollte sich Ihr Dokument also in einer anderen Ansicht präsentieren, schalten Sie diese über den Menüpunkt

„Ansicht – Seitenlayout“ um.

 

[nach oben]

 

MS Word - Kopf- und Fußzeilen nicht auf dem Deckblatt

Problem: Sie haben ein Dokument mit Kopf- und Fußzeilen eingerichtet.

Auf dem Deckblatt sollen diese Informationen jedoch nicht erscheinen.

Lösung: Word verwaltet Ihre Dokumente in Abschnitten. Sie können bestimmen, dass die erste

Seite – das Deckblatt – anders dargestellt wird als der Rest des Dokumentes. Dadurch sind Sie beispielsweise in der Lage Kopf- und Fußzeilen erst ab der zweiten Seite in das Dokument zu integrieren. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

Wählen Sie aus dem Menü „Datei“ die Option „Seite einrichten“. Wählen Sie nun bei Word 97 / 2000 das Register „Seitenlayout“. Bei Word XP wählen Sie das Register „Layout“. Hier aktivieren Sie die Option „Erste Seite anders“.

Wie Sie sehen haben Sie hier auch die Möglichkeit „Gerade/ungerade anders“ auszuwählen. Diese Option ermöglicht Ihnen zusätzlich geraden und ungeraden Seiten (2,4,6,8,… / 1,3,5,7,9,…) ein verschiedenes Aussehen zu verleihen. So könnten Sie die Seitennummerierung bei doppelseitigem Druck wechselseitig links- und rechtsbündig anordnen und so die Seitenzahlen immer am Außenrand platzieren.

 

[nach oben]

 

MS Word - Navigieren im Text und markieren mit der Tastatur

Sie schreiben – beruflich wie privat – sehr viel und ärgern sich dabei immer über den scheinbar notwendigen Griff zur Maus, der ein flüssiges Arbeiten mit Word offensichtlich nicht erlaubt. Die ersten Versionen von Word liefen jedoch noch unter dem Betriebssystem DOS. Hier waren Mäuse und deren Funktionen weder vorgesehen noch benötigt. Alle Funktionen von Word, einschließlich der Navigation im Text und der Markierung von Dokumentteilen wurden mit der Tastatur realisiert. Sämtliche Tastaturbefehle sind auch bis zur modernsten Word Version – Word XP – noch immer enthalten. Wenn Sie lernen der Tastatur den Vorzug gegenüber der Maus zu geben, werden Sie rasch feststellen, dass die Textverarbeitung erheblich beschleunigt wird. Hier die Möglichkeiten der Bewegung und Markierung:

 

Bewegung:

Pfeiltasten links / rechts – Schreibmarke ein Zeichen vor oder zurück

Pfeiltasten auf / ab – Schreibmarke eine Zeile aufwärts oder abwärts

Taste [Strg] & Pfeiltasten links / rechts – Schreibmarke ein Wort vor oder zurück

Taste [Strg] & Pfeiltasten auf / ab – Schreibmarke ein Absatz aufwärts oder abwärts

 

Taste [Pos1] – Schreibmarke an den Anfang der Zeile

Taste [Ende] – Schreibmarke an das Ende der Zeile

Taste [Strg] & Taste [Pos1] – Schreibmarke an den Anfang des Dokumentes

Taste [Strg] & Taste [Ende] – Schreibmarke an das Ende des Dokumentes

 

Taste [Bild auf] – Schreibmarke einen Bildschirminhalt aufwärts

Taste [Bild ab] – Schreibmarke einen Bildschirminhalt abwärts

Taste [Strg] & Taste [Bild auf] – Schreibmarke an den Seitenanfang der nächsten Seite

Taste [Strg] & Taste [Bild auf] – Schreibmarke an den Seitenanfang der vorherigen Seite

 

Markierung:

Wenn Sie bei den oben genannten Tastaturbefehlen zusätzlich die Taste [Umschalten] (Groß-/Kleinschreibung) gedrückt halten, markieren Sie bei der Bewegung der Schreibmarke an die neue Position den Text. Sie können die Markierung auch schrittweise wieder zurücknehmen, wenn Sie die Umschalt - Taste nicht zuvor losgelassen haben. Die Tastenkombination [Strg] & [A] markiert das gesamte Dokument inklusive aller Inhalte wie Tabellen, Bilder, etc.

 

Beispiel:

Ihre Schreibmarke befindet sich irgendwo in der Mitte des Dokumentes. Sie wollen den ersten Absatz markieren – Sie betätigen folgende Tasten:

-[Strg] & [Pos1]

-[Strg] & [Umschalten] & [Pfeil abwärts]

 

Ihnen sind bestimmt schon einmal die unterstrichenen Buchstaben der Menüs fast aller Windows – Programme oder Dialogfelder aufgefallen. Wenn Sie die linke [Alt] – Taste gedrückt halten und den unterstrichenen Buchstaben betätigen, aktivieren Sie damit die entsprechende Funktion. So öffnet beispielsweise links [Alt] & [D] standardmäßig das Menü „Datei“.

 

Auch Schaltflächen, Dialogfelder und ähnliches können Sie mit der Tastatur bedienen. Hier die Tastenkombinationen:

 

- Betätigen einer Schaltfläche            -       Leertaste

- Wechsel zum nächsten Element      -       Tabulator

- Wechsel zum vorherigen Element   -       Umschalttaste & Tabulator

- Listfeld                                                -       Buchstabe springt in der Liste

- Drop Down Feld                                -       Alt & Pfeil ab

 

Diese Art einen Text zu bearbeiten hat mehrere Vorteile:

- Sie bewegen sich schnell und gezielt im Text

- Markierungen mit der Maus schießen leicht über das Ziel hinaus, wenn Sie mehr als einen Bildschirminhalt markieren müssen. Die Tastatur ist der Maus hierbei in Geschwindigkeit und Zielgenauigkeit weit überlegen.

- Die Schreibmarke bewegt sich mit zum Ziel. Bei der Navigation über die Rollbalken am Bildschirmrand bleibt die Schreibmarke an Ihrer ursprünglichen Position und Sie müssen zunächst im Dokument an die Zielposition klicken – ein erheblicher Nachteil.

 

Tastatur und Maus lassen sich jedoch auch großartig kombinieren. Sie haben ein tabellarisch strukturiertes Dokument, welches mit Tabulatoren eingerichtet ist und wollen den Beginn aller Zeilen markieren, um ihn zu entfernen. Beispiel:

  

Kaffeeliste:

Lfd. Nr.           Name        Vorname        Monat             Summe

    1                 Müller         Klaus              Mai                 22,50 €

    2                 Meier         Irene                Mai                 21,00 €

    3                 Schulze      Monika           Mai                 19,50 €

    4                 Hansen      Manfred          Mai                 24,50 €

 

Um nun die überflüssige Spalte Lfd. Nr. zu markieren um sie zu entfernen halten Sie die linke [Alt] – Taste gedrückt und ziehen mit der Maus bei gedrückter linker Maustaste eine rechteckige Markierung über alle Zeilen. Nun können Sie die komplette erste Spalte mit der [Entf] – Taste löschen.

 

Fast alle diese Tastenkombinationen funktionieren übrigens systemweit in allen anderen Programmen genau so – probieren Sie es doch einfach aus – Sie werden sehen, es macht Spaß und spart immens Zeit.

 

[nach oben]

 

MS Word - Nervige Autokorrektur-Optionen bändigen

Immer wenn Sie eine neue Zeile mit einem kleingeschriebenen  Wort beginnen, wandelt es Word in ein großgeschriebenes um. Auch sonst führt Ihre Textverarbeitung scheinbar ein Eigenleben und verbessert immer wieder ungefragt Ihre Eingaben.

Wählen Sie bei Word 97 / 2000 im Menü „Extras“ die Option Autokorrektur – bei Word XP die Autokorrektur-Optionen. Hier können Sie im Register „AutoKorrektur“ die von Ihnen gewünschten Optionen festlegen. Beispielsweise können Sie hier die erwähnte Option „Jeden Satz mit einem Großbuchstaben beginnen“ ausschalten.

 

[nach oben]

 

MS Word - Automatische Nummerierungszeichen nutzen

Sie fertigen ein Dokument welches eine Aufzählung beinhaltet. Sie möchten diese Aufzählung ohne großen Aufwand optisch ansprechend gestalten.

Word beherrscht die automatische Umwandlung einer Reihe von Zeichen in Symbole, die zur Darstellung einer Aufzählung verwendet werden können. Hier eine kleine Liste mit den gängigsten Symbolen:

 

Sie erhalten das der jeweiligen Zeile vorangestellte Symbol, indem Sie folgende Eingaben in der genannten Reihenfolge tätigen:

 

1.)   Das Zeichen hinter dem Symbol ( o, >, --, etc.)

2.)   Ein Tabulator (die Taste mit dem waagerechten Doppelpfeil auf der linken

        Seite Ihrer Tastatur)

3.)   Etwas Text

4.)   Eingabetaste („Return“)

 

Sie erhalten            bei Eingabe

dieses Symbol...    dieses Zeichens....

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Darüber hinaus unterstützt Sie Word auch bei der automatischen Nummerierung. Wenn Sie mit einer Nummerierung beginnen (z.B. 1.0, 1., etc.) führt Word diese Nummerierung automatisch weiter. Um dies zu verhindern betätigen Sie die [Rückschritt] – Taste über der Eingabetaste.

 

Wenn Sie auf die automatische Nummerierung Einfluss nehmen wollen, so finden Sie diese Funktion im Menü Format. Bis Word 97 lautet die Option „Numerierung und Aufzählungen“ und ab Word 2000 „Nummerierung und Aufzählungszeichen“.

 

[nach oben]

 

MS Word - Automatische Silbentrennung nutzen

Sie möchten den in Ihrem Dokument zur Verfügung stehenden Platz möglichst effektiv nutzen oder die Lesbarkeit in engen Spalten verbessern. Besonders in Dokumenten mit Spaltensatz oder ähnlichem empfiehlt sich der Einsatz der automatischen Silbentrennung, da durch getrennte Worte in engen Spalten wegen der homogeneren Textdarstellung eine bessere Lesbarkeit erzielt wird. Sie finden die automatische Silbentrennung im Menü „Extras – Sprache – Silbentrennung“.

 

[nach oben]

 

MS Word - Thesaurus - Werkzeug für Sprachlose

Ihnen fällt auf, dass Sie häufig Worte gebrauchen, die sich im Text wiederholen. Bei der Vermeidung dieser Wortwiederholung müssen Sie sich immer wieder andere Wörter einfallen lassen, was Sie aus dem Textfluss bringt. Word besitzt ein integriertes Synonymwörterbuch – den so genannte Thesaurus – der Sie bei der Suche nach gleichbedeutenden Wörtern unterstützt. Um auch hier nicht ständig zur Maus greifen zu müssen, betätigen Sie unmittelbar nach beenden der Worteingabe – noch vor betätigen der Leer- oder Eingabetaste – die Tastenkombination „[Umschalt] & [F7]. Sie finden diese Funktion auch im Menü „Extras – Sprache – Thesaurus“. Hier finden Sie eine Unmenge von gleichbedeutenden Begriffen für beliebige Worte. Beispielsweise kennt der Thesaurus gleich achtzehn (!) alternative Ausdrücke für das Wort „Haus“. Sie werden feststellen, dass die längere, intensive Benutzung des Thesaurus als positiven Nebeneffekt eine massive Erweiterung Ihres eigenen Wortschatzes zur Folge hat.

[nach oben]

 

MS Excel - Navigieren mit der Tastatur
Problem: Sie arbeiten häufig mit größeren Tabellen, die über die Bildschirmbegrenzungen hinaus reichen und ärgern sich regelmäßig über die unpräzise Navigations- und Markierungsmöglichkeiten mit der Maus.
Lösung: Auch in Excel ist die Tastatur der Maus in den meisten Fällen um Längen voraus. Hier die Standardeinstellungen um sich mit der Tastatur innerhalb einer Tabelle zu bewegen:

Bewegung...
• ...um eine Zelle in eine bestimmte Richtung - [Pfeiltaste]
• ...an den Rand des Datenbereiches - [Strg] + [Pfeiltaste]
• ...an den Anfang der Zeile - [Pos1]
• ...an den Anfang des Tabellenblattes - [Strg] + [Pos1]
• ...an das Ende des Tabellenblattes - [Strg] + [Ende]
• ...um eine Bildschirmseite nach unten - [Bild-ab]
• ...um eine Bildschirmseite nach oben - [Bild-auf]
• ...um eine Bildschirmseite nach rechts - [Alt] + [Bild-ab]
• ...um eine Bildschirmseite nach links - [Alt] + [Bild-auf]
• ...zum nächsten Blatt der Arbeitsmappe - [Strg] + [Bild-ab]
• ...zum vorherigen Blatt der Arbeitsmappe - [Strg] + [Bild-auf]
• ...zur aktiven Zelle - [Strg] + [Backspace] („Rückschritt-Taste“)

Markierung...

...es gelten die selben Bewegungsschritte wie oben. Zusätzlich müssen Sie nur noch die [Umschalt] - Taste (Großschreiben) drücken.
 

[nach oben]


MS Excel - Kennwortvergabe für Excel-Dateien
Problem: Sie haben eine Tabelle erstellt, die sensible Daten (Steuerberechnungen, o.ä.) beinhaltet. Sie wollen diese Daten vor fremdem Zugriff schützen.
Lösung: Sie können das Öffnen und Verwenden von Daten einer Arbeitsmappe für andere Personen einschränken, indem Sie ein Kennwort zuweisen, das beim Öffnen oder Speichern der Arbeitsmappe angegeben werden muss. Dazu betätigen Sie im Dialog „Speichern unter...“ die Schaltfläche "Extras - Optionen“. Im darauf folgenden Dialogfenster können Sie folgendes angeben:

• Lese-/Schreibkennwort
Die Datei ist schreibgeschützt. Sie kann von jedermann geöffnet, jedoch nicht mit Veränderungen überschrieben werden.

• Schreibschutzkennwort
Die Datei erhält einen Passwortschutz. Sie kann nur nach vorheriger Eingabe des Passwortes geöffnet werden.

• Optionsfeld „Schreibschutz empfehlen“
Bevor die Datei geöffnet wird, erscheint ein Dialog, in welchem Sie entscheiden können, ob Sie die Datei in schreibgeschütztem, oder in nicht schreibgeschütztem Zustand öffnen möchten.

Wichtige Hinweise:

• Auch schreib- oder passwortgeschützte Dateien können von jedermann gelöscht oder mit anderen Dateien überschrieben werden!! Nur der INHALT ist vor FREMDER KENNTNISNAHME geschützt.
• Das Lese- / Schreibschutzkennwort kann leicht umgangen werden indem die Datei zunächst schreibgeschützt geöffnet wird. Anschließend kann die Datei ohne Kennwortschutz unter einem anderen Dateinamen abgespeichert werden. Dann braucht man lediglich die Original-Datei zu löschen und die soeben gespeicherte Datei in den Namen der Original-Datei umzubenennen. Es handelt sich somit also nicht um einen effektiven Schreibschutz, sondern lediglich um die Möglichkeit versehentliches Überschreiben der Datei zu verhindern!!
 

[nach oben]

 

MS Excel - Fenster fixieren
Problem: Sie möchten in einer umfangreichen Tabelle die Spaltenüberschriften der Zeile 1 auch bei weit unten liegenden Tabellenbereichen immer angezeigt bekommen.
Lösung: Zum Fixieren eines Tabellenbereiches (z.B. Zeilen- oder Spaltenüberschriften) aktivieren Sie zunächst eine Zelle im Tabellenblatt durch einmaliges anklicken. Bei der Auswahl des Menüpunktes „Fenster - Fixieren“ wird das Tabellenfenster anschließend über und links neben der zuvor aktivierten Zelle fixiert. Die fixierten Tabellenteile werden von nun an auch bei der Bewegung innerhalb der Tabelle auf weiter entfernt liegende Zellen angezeigt.
 

[nach oben]

 

MS Excel - Bedingte Formatierung (ab Excel 97)
Problem: Sie möchten, dass eine Zelle oder Zellbereiche abhängig vom eingetragenen Wert automatisch eine bestimmte Formatierung annehmen. So soll beispielsweise eine Zelle mit einem Wert von weniger als 20 keine Formatierung erhalten, bei einem Wert von 20 - 40 soll der Hintergrund grün sein, bei einem Wert von 40 - 60 gelb und bei einem Wert von mehr als 60 schließlich rot.
Lösung: Über die bedingte Formatierung besteht die Möglichkeit einige Zellformatierungen von Bedingungen abhängig zu machen. Über den Menüpunkt „Format - Bedingte Formatierung...“ erreichen Sie ein Dialogfenster, in dem Sie diese Bedingungen sowie die daraus resultierenden Formatierungen festlegen können. Hier haben Sie die Möglichkeit für den zuvor markierten Zellbereich drei Bedingungen einzugeben. Für den Fall dass eine Bedingung zutrifft, kann für jede einzelne Bedingung ein vom aktuellen Stand abweichendes Format bestimmt werden. Dabei können Schriftstile, Rahmen-, sowie Musterformate ausgewählt werden. Zählt man die aktuell ausgewählte Formatierung hinzu bleiben somit vier verschiedene Möglichkeiten an Bedingungen geknüpfte Formate zu vergeben..

 

[nach oben]


MS Excel - Störende automatisierte Formatvergabe
Problem: Sie geben einen Wert in eine Zelle ein, der von Excel automatisch umgewandelt wird (z.B. "13.4" in "13. April"). Dies stört Sie jedoch, da Sie wollen, dass dieser Wert genauso dargestellt wird, wie Sie ihn eingeben.
Lösung: Bestimmte Formate werden von Excel bereits bei der Eingabe automatisch erkannt. Beispielsweise erkennt Excel bei der Eingabe „13.4“ (ohne Anführungszeichen!) automatisch ein Datumsformat, und wandelt das Zahlenformat der entsprechenden Zelle automatisch um. Auch Uhrzeitformate wie z.B. 20:30 werden bei der Eingabe automatisch in das aktuell gültige Uhrzeitformat umgewandelt. Wenn dies von Ihnen nicht gewünscht wird, haben Sie zwei Möglichkeiten, diese Umwandlung zu verhindern:
-Sie vergeben für die betreffende Zelle über das Menü "Format - Zellen - Register Zahlenformate" das Textformat.
-Sie stellen Ihrer Eingabe das Hochkomma voran. Das Hochkomma finden Sie auf Ihrer Tastatur üblicherweise über der Raute (#).
Beachten Sie bitte, dass Sie nun mit dem Wert dieser Zelle keine Berechnungen mehr durchführen können, da es sich um einen Text handelt!
 

[nach oben]


MS Excel - Excel druckt seitenweise leere Blätter
Problem: Sie bearbeiten eine Tabelle, die beim Ausdruck leicht auf eine einzelne Seite passt. Dennoch druckt Excel scheinbar unsinnigerweise ein Dutzend Blätter oder mehr.
Lösung: Über den Menübefehl „Datei - Druckbereich - Druckbereich festlegen“ ist es möglich einen zuvor markierten Bereich als Druckbereich zu definieren. Unabhängig von der tatsächlichen Größe der Tabelle wird danach allein der festgelegte Bereich ausgedruckt, bzw. in der Seitenvorschau angezeigt. Dies Verhalten von Excel ist kein Programmfehler. Excel "merkt" sich lediglich die Zelle an unterster rechter Position, auch wenn diese Zelle inzwischen keine Werte mehr enthält.

Sie können dies leicht selbst nachprüfen. Aktivieren Sie in einem leeren Tabellenblatt eine Zelle außerhalb des Bildschirmbereiches (z.B. "K47"). Geben Sie nun einen beliebigen Wert ein und schließen die Eingabe mit der [Return] - Taste ab. Löschen Sie anschließend diesem Wert mit der [Entf] - Taste und wechseln mit der Tastenkombination [Strg] & [Pos1] zur Zelle A1. Die Tastenkombination [Strg] & [ Ende] bringt Sie nun wieder ans Ende Ihres Tabellenbereiches (zur Zelle K47) obwohl hier kein Wert mehr besteht.
 

[nach oben]


MS Excel - Transponieren
Problem: Sie entwerfen eine umfangreiche Tabelle. Im Verlaufe Ihrer Arbeit stellen Sie fest, dass Sie besser Spalten und Zeilen andersherum angelegt hätten - die Tabelle ist sehr breit und nur ganz kurz.
Lösung: Markieren Sie den kompletten Datenbereich Ihrer Tabelle und wählen Sie aus dem Menü "Bearbeiten" den Befehl "Kopieren". Nun wechseln Sie auf ein leeres Tabellenblatt und wählen aus dem Menü "Bearbeiten" den Befehl "Inhalte einfügen". Im darauf folgenden Dialog aktivieren Sie die Option "Transponieren" und klicken auf "OK". Nun werden die Daten wieder eingefügt - allerdings sind jetzt Spalten und Zeilen vertauscht und die Tabelle ist lesbarer. Hinweis: Sollten nun in den Zellen nur Rauten (####) als Wert auftauchen, sind lediglich die Spalten zu schmal. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Alles markieren" am Schnittpunkt von Zeilen- und Spaltenköpfen (ABCDE/12345), so dass das komplette Tabellenblatt markiert ist und klicken doppelt auf eine beliebige Spaltenbegrenzung (z.B. A | B). Nun erhalten alle Spalten die optimale Breite.
 

[nach oben]


MS Excel - Verketten
Mit dem Operator "&" („verketten“) ist es möglich als Zeichenfolgen vorliegende Elemente miteinander zu verbinden.
• Beispiel:
- "Gesamt"&"wert" ergibt "Gesamtwert".
- Angenommen innerhalb einer Tabelle zur Untersuchung eines Flusses enthält C2 "Bachforelle", C5 "Spezies" und C8 die Summe 32.
"Die Flußpopulation der "&C5&" "&C2&"ist "C8"/Kilometer." ergibt "Die Flußpopulation der Spezies Bachforelle ist 32/Kilometer."
 

[nach oben]


MS Excel - Formel „WENN“
Gibt eine Wahrheitsprüfung an, die durchgeführt werden soll. Verwenden Sie die WENN-Funktion, um bedingte Tests an Werten und Formeln auszuführen.
• Schreibweise:
WENN(Prüfung;Dann_Wert;Sonst_Wert)
- Prüfung ist ein beliebiger Wert oder Ausdruck, der WAHR oder FALSCH sein kann.
- Dann_Wert ist das Resultat, wenn die Wahrheitsprüfung WAHR ergibt. Dann_Wert kann eine andere Formel darstellen.
- Sonst_Wert ist das Resultat der Funktion, wenn die Wahrheitsprüfung FALSCH ergibt. Sonst_Wert kann eine andere Formel darstellen.
• Beispiel:
In Zelle A1 steht als Wert die Quartalssumme des Umsatzes eines Mitarbeiters.
In Zelle B1 steht der Wert "fauler Hund"
In Zelle C1 steht der Wert "toller Kerl"
In Zelle A3 steht die Formel =WENN(A1<5000;B1;C1)
Ist der Wert in A1 kleiner als 5.000,- €, dann lesen Sie hier "fauler Hund" ansonsten "toller Kerl"
 

[nach oben]


MS Excel - Formel „MAX“
Liefert den größten Wert innerhalb einer Liste.
• Schreibweise:
MAX(Zahl1;Zahl2;...)
- Zahl1; Zahl2;... sind 1 bis 30 Zahlen, deren größte Zahl Sie bestimmen möchten. Sie können hier unter anderem Zahlen, Zellen oder auch Zellbereiche angeben.
• Beispiel:
Sie haben im Bereich der Zellen A1 bis E5 verschiedene Zahlen
In Zelle A7 steht die Formel =MAX(A1:E5)
Sie erhalten den höchsten Wert aller Zellen
 

[nach oben]


MS Excel - Formel „MIN“
Liefert den kleinsten Wert innerhalb einer Liste.
• Schreibweise:
MIN(Zahl1;Zahl2;...)
- Zahl1; Zahl2;... sind 1 bis 30 Zahlen, deren kleinste Zahl Sie bestimmen möchten. Sie können hier unter anderem Zahlen, Zellen oder auch Zellbereiche angeben.
• Beispiel:
Sie haben im Bereich der Zellen A1 bis E5 verschiedene Zahlen
In Zelle A7 steht die Formel =MIN(A1:E5)
Sie erhalten den niedrigsten Wert aller Zellen
 

[nach oben]


MS Excel - Formel „MITTELWERT“
Liefert den Mittelwert der Argumente.
• Schreibweise:
MITTELWERT(Zahl1;Zahl2; ...)
- Zahl1; Zahl2;... sind 1 bis 30 Zahlen, deren Mittelwert Sie berechnen möchten. Sie können hier unter anderem Zahlen, Zellen oder auch Zellbereiche angeben.
• Beispiel:
Sie haben im Bereich der Zellen A1 bis E5 verschiedene Zahlen
In Zelle A7 steht die Formel =MITTELWERT(A1:E5)
Sie erhalten den Durchschnittswert aller Zellen
• Tipp:
Wenn Sie aus den Inhalten mehrerer Zellen einen Mittelwert bilden, beachten Sie, dass leere Zellen anders behandelt werden als Zellen, die mit 0 belegt sind. Dies gilt insbesondere dann, wenn Sie das Kontrollkästchen Nullwerte in der Registerkarte Ansicht (Menü Extras, Befehl Optionen) deaktiviert haben. Im Gegensatz zu leeren Zellen werden mit 0 belegte Zellen eingerechnet.
 

[nach oben]


MS Excel - Formel „ZÄHLENWENN“
Zählt die Anzahl der nichtleeren Zellen eines Bereichs, deren Inhalte mit den Suchkriterien übereinstimmen.
• Schreibweise:
ZÄHLENWENN(Bereich;Suchkriterien)
- Bereich ist der Zellbereich, von dem Sie wissen möchten, wie viele seiner Zellen einen Inhalt haben, der mit den Suchkriterien übereinstimmt.
- Suchkriterien gibt die Kriterien in Form einer Zahl, eines Ausdrucks oder einer Zeichenfolge an. Diese Kriterien bestimmen, welche Zellen gezählt werden. Zum Beispiel kann ein Suchkriterium als 32, "32", ">32" oder "Äpfel" formuliert werden
• Beispiel:
In der Spalte A stehen von A1 bis A31 untereinander die Tage eines Monats als Datum. In der Spalte B schreiben Sie hinter jeden Tag, an dem ein Mitarbeiter krank war das Wort krank.
Am Ende der Liste steht die Formel =ZÄHLENWENN(B1:B31;"krank")
Sie erhalten die Anzahl der Zellen mit dem Wort krank.
 

[nach oben]


Formeln „HEUTE“ und „JETZT“
Die Formel HEUTE liefert die fortlaufende Zahl des heutigen Datums, welche von Excel automatisch in das gültige Datumsformat umgewandelt wird.
• Schreibweise:
HEUTE( )

Die Formel JETZT liefert die fortlaufende Zahl des aktuellen Datums und der aktuellen Uhrzeit, welche von Excel automatisch in das gültige Uhrzeitformat umgewandelt wird.
• Schreibweise
JETZT( )
• Tipp:
Die Funktion JETZT nimmt nur dann Änderungen vor, wenn die zugehörige Tabelle berechnet oder ein Makro, das die Funktion enthält, ausgeführt wird. Die Funktion wird nicht ständig aktualisiert.

 

[nach oben]

 

MS Excel: Ersetzen von Sonderzeichen

Problem: Sie möchten in einer Exceltabelle über "Bearbeiten => Ersetzen" ein Sonderzeichen suchen und es gegen ein anderes austauschen. Das Problem liegt dabei darin, dass zu vielen Sonderzeichen, z.B. der Tilde '~' oder das 'µ' keine übereinstimmenden Daten gefunden werden können, obwohl Übereinstimmungen eindeutig vorhanden sind. Mit einem simplen Trick bringen Sie Excel nun dazu, die Sonderzeichen zu ersetzen.

Lösung: Sie müssen unter "Suchen nach" nur das Sonderzeichen doppelt eingeben, also beispielsweise "~~" oder "µµ" und bei "Ersetzen durch" das neue Sonderzeichen oder Zeichen eingeben (hier aber nur einmal). Nun funktioniert auch der Suchen/Ersetzen Dialog einwandfrei bei Sonderzeichen.

 

[nach oben]

 

MS Excel: Unsichtbare Informationen in einzelnen Zellen

Problem: Sie wollen sich in einer Exceltabelle bei der Berechnung eines Wertes auf eine Zelle beziehen, deren Inhalt aber nicht angezeigt werden soll.

Lösung: Sie können in Excel-Zellen Informationen unterbringen, die nur in der Eingabezeile erscheinen, wenn die Zelle aktiv ist. Die Zelle bleibt scheinbar leer und auch im Ausdruck sind die Informationen nicht sichtbar. Falls Sie Zellinhalte unsichtbar machen wollen, markieren Sie die Zellen und wählen Sie "Format => Zellen" und klicken im Bereich "Kategorie" des Registerblatts "Zahlen" auf den Eintrag "Benutzerdefiniert". Im Feld "Formate" geben Sie drei Semikola hintereinander ein (";;;"). Nach einem Klick auf "OK" ist der Zelleninhalt nur noch in der Eingabezeile sichtbar.

 

[nach oben]

 

MS Word: Absätze mit einem Schatten hinterlegen

Problem: Sie möchten eine bestimmte Textpassage Ihres Word Dokumentes optisch hervorheben ohne Schriftart oder –stil zu verändern

Lösung: Um in Ihrem Dokument etwas hervorzuheben, kann man beispielsweise einen Textabschnitt mit einem Schatten hinterlegen. Dazu setzen Sie den Cursor in den Absatz, den Sie mit einem Schatten hervorheben möchten. Wählen Sie nun "Format => Rahmen und Schattierungen" und klicken Sie in das Registerblatt "Schattierung". Unterhalb von "Ausfüllen" können Sie ein beliebiges Farbquadrat auswählen. Besitzen Sie einen Schwarz/Weiß-Drucker, sollten Sie zum besseren Ausdruck eine Graustufe wählen. Nach einer Bestätigung durch "OK" wird der Text farbig hinterlegt.

 

[nach oben]

 

MS Word: Datum und Uhrzeit per Tastatur einfügen

Problem: Immer wenn Sie ein aktualisierbares Datum in ein Word Dokument einfügen wüllen müssen Sie umständlich durch die entsprechen Menüs hangeln.

Lösung: Um sich den Weg über das "Einfügen"-Menü zu sparen, kann zum Einfügen des Datums die Tastenkombination [Alt]+[Shift]+[d] und zum Einfügen der Uhrzeit [Alt]+[Shift]+[t] gedrückt werden.

Achtung: Bei diesen Datums- und Zeitangaben handelt es sich um automatisch zu aktualisierende Angaben. Speichern Sie das Dokument ab, so wird beim Aufrufen am nächsten Tag z.B. das alte Datum mit dem aktuellen überschrieben. Die alte Datumsangabe geht Ihnen dabei verloren.

 

[nach oben]

 

MS Word: Speicherplatz sparen

Problem: Wenn man ein Word-Dokument sehr oft ändert und korrigiert, so wird dieses beim Abspeichern immer größer.

Lösung: Bei sehr umfangreichen Dokumenten können hier mehrere Kilobytes an Speicherplatz eingespart werden, wenn man das fertige Dokument komplett in die Zwischenablage kopiert und in ein neues, jungfräuliches Dokument einfügt (dies geht am schnellsten mit [Strg]+[a], [Strg]+[c], neues Dokument öffnen und mit [Strg]+[v] einfügen). Speichert man das Dokument unter einem anderen Namen, so enthält es den gleichen Inhalt, aber benötigt weniger Speicherplatz.

 

[nach oben]

 

MS Word ab Version 2000: Datumsvorschlag abschalten

Problem: Wenn Sie ein Datum wie 17.06.2001 eintippen, zeigt Word das gleiche Datum in der Schreibweise 2001-06-17 als Vorschlag in einem gelben Kästchen über der Eingabe an. Drücken Sie jetzt die [Enter]-Taste oder [F3], hängt Word den Datumsvorschlag an das vorhandene Datum an. Sie erhalten ein unsinniges Gebilde wie 17.06.2001-06-17. Um dies zu verhindern, schreiben Sie nach der Eingabe des deutschen Datums ganz normal weiter, indem Sie beispielsweise die Leertaste drücken. Generell stört Sie der Datumsvorschlag grundsätzlich.

Lösung: Deaktivieren Sie die AutoComplete-Funktion in Word. Dazu benutzen Sie den Befehl Einfügen/AutoText/AutoText. Im Dialog AutoKorrektur öffnen Sie das Register AutoText. Schalten Sie hier die Option Rest des Wortes oder des Datums während der Eingabe als Tipp vorschlagen aus. Übernehmen Sie die Änderung mit OK. Ab sofort erscheinen keine Vorschläge mehr bei Datumseingaben sowie Begriffen, die sich in der Liste des Registers AutoText im Dialog AutoKorrektur befinden.

 

[nach oben]

 

MS Word ab Version 2000: Überdrucken vermeiden

Problem: Beim Ausdruck von Dokumenten mit aktivierter Silbentrennung druckt Word ein bis zwei Wörter, die sich am Ende einer Zeile befinden, nochmals am Anfang der nächsten Zeile. Die doppelten Wörter in der neuen Zeile überschreibt Word anschließend mit dem eigentlichen Text dieser Zeile.

Lösung: Ursächlich ist ein Fehler in Word ab der Version 2000, der zusammen mit verschiedenen Druckern und Druckertreibern auftritt. Um den Fehler zu beheben, passen Sie das Dokumentlayout an die Einstellungen des verwendeten Druckers an. Dazu benutzen Sie den Befehl Extras/Optionen. Öffnen Sie im Optionen-Dialog das Register Kompatibilität.

In der Liste Optionen aktivieren Sie den Eintrag Druckermaße für Dokumentlayout verwenden.

Übernehmen Sie die Änderung mit OK. Der Fehler beim Ausdruck tritt nun nicht mehr auf.

 

[nach oben]

 

MS Word ab Version 97: Crash beim Ansichtswechsel

Problem: Word bleibt stürzt kommentarlos ab und friert ein, wenn Sie in die Seiten-Layout-Ansicht wechseln oder die Schaltfläche Seitenansicht benutzen, um eine Vorschau des Dokuments zu erhalten.

Lösung: Ursächlich ist ein veralteter oder fehlerhafter Druckertreiber. Auch Abstürze beim Drucken selber sind auf diese Ursache zurückzuführen. Um das Problem zu beheben, installieren Sie den neuesten Treiber für Ihren Drucker. Aktuelle Treiber für Ihren Drucker erhalten Sie von den einzelnen Herstellern unter den in der Liste aufgeführten Internetadressen. Im Anschluss an den Download führen Sie die Datei aus und folgen den Anweisungen, um den Treiber zu aktualisieren.

 

Brother:          www.brother.de

Canon:           www.canon.de

Epson:           www.epson.de

HP:                 www.hp.com

Kyocera:        www.service.kyoceramita.de/       

Lexmark:        www.lexmark.de/     

Minolta:          www.minolta.de

Oki:                 www.oki-osd.de

Olivetti:           www.olivettitecnost.de/

Xerox:            www.xerox.de

 

[nach oben]

 

Texte vertikal zentrieren
Problem: Bestimmte Textsorten in Word benötigen eine komplette Zentrierung des Textes auf der Seite. Das heißt, die Zeichen müssen nicht nur horizontal, sondern auch vertikal zentriert sein.
Lösung: Die meisten Anwender lösen diese Aufgabe mit dem Einfügen mehrerer Leerzeilen am oberen Rand. Eine Funktion in Word hilft allerdings ein wenig besser, schneller und genauer. Klicken Sie im Menü »Datei« auf »Seite einrichten« und wählen Sie die Registerkarte »Layout« aus. Markieren Sie unter »Vertikale Ausrichtung:« die Option »Zentriert«. Bestätigen Sie die Einstellungen mit »OK«. Nun müssen Sie den Text mit Hilfe des Ausrichtungs-Tools bearbeiten. Sie finden es in der Symbolleiste, neben dem Icon für »Linksbündig«.

 

[nach oben]


»Seite einrichten« aufrufen
Problem: Besonders bei langen Texten kommt es häufiger vor, dass Sie die einzelnen Seiten eines Dokumentes einrichten und konfigurieren wollen. Im Normalfall müssen Sie sich über das Dateimenü quälen und dort »Seite einrichten« aufrufen.
Lösung: Für ganz Eilige gibt es allerdings eine schnelle Alternative: Klicken Sie doppelt auf das Lineal auf der linken Seite.


[nach oben]

 

Symbole schnell verwalten
Problem: Manchmal ist es sinnvoll, die Symbolleiste neu zu ordnen. Aber auch während der Arbeit kommt es ab und zu vor, dass man verschiedene Icons verschieben, kopieren oder ganz löschen will. Normalerweise müssen die Änderungen umständlich über das Menü »Anpassen« erfolgen.
Doch es geht auch anders:
Lösung: Ohne Probleme können Sie das Ganze auch mit Hilfe von Tastatur und Maus erledigen. Wenn Sie die [Alt]-Taste gedrückt halten, während Sie das Icon anklicken, können Sie es in eine andere Leiste verschieben. Durch Druck der [Strg]+[Alt]-Tasten kopieren Sie das Symbol. Wenn Sie sich entschlossen haben, das Icon ganz zu löschen, klicken Sie es mit der linken Maustaste und gedrückter [Alt]-Taste an und ziehen es auf das Textfeld in Word.


[nach oben]

 

Automatische Seitenanpassung
Problem: Kommt Ihnen das nicht auch sehr bekannt vor: Sie haben einen Text geschrieben und sind fast fertig, nur ein oder zwei Sätze fehlen noch. Doch beim Schreiben der letzten Wörter fängt Word eine neue Seite an. Die Suche nach Platzfressern geht los. Dabei kann es so einfach sein: Word passt einen Text automatisch an eine bestimmte Seitenzahl an.
Lösung: Um die Funktion zu nutzen, müssen Sie diese als Icon in Ihre Symbolleiste übernehmen. Gehen Sie wie folgt vor: Rufen Sie im Menü »Extras« den Punkt »Anpassen...« auf. In der Rubrik »Befehle« wählen Sie unter »Kategorien« den Eintrag »Extras«. Unter »Befehle« finden Sie die Option »Um eine Seite verkleinern«. Ziehen Sie den Befehl mit der linken Maustaste in eine beliebige Symbolleiste. Wenn Sie nun einen Text haben, der ein klein wenig in die nächste Seite ragt, klicken Sie einfach das neu angelegte Icon an und freuen sich über die gesparte Zeit.


[nach oben]

 

Milimetergenaue Angaben im Lineal
Problem: Tabulatoren und Einzüge mit Hilfe des Lineals einzustellen, kann unter Umständen recht schwierig sein, weil die Bemaßung des Lineals nicht sehr präzise ist.
Lösung: Wollen Sie Word millimetergenaue Maßangaben entlocken, betätigen Sie die [Alt]-Taste, während Sie auf eine Markierung - wie beispielsweise Absatzmarken oder Tabulatoren -  des Lineals klicken oder diese verschieben. Es erscheinen zwei Zahlenwerte im Lineal, die die Abstände zwischen den Tabulatoren und Seitenrändern mit einer Genauigkeit von einem Zehntel Millimeter angeben. Den gleichen Effekt erzielen Sie auch ohne Tastatur, indem Sie nicht nur mit der linken, sondern mit beiden Maustasten gleichzeitig auf die zu verschiebende Markierung klicken.


[nach oben]

 

Zeilen einer Tabelle schnell verschieben
Problem: Sie wollen in einer Word-Tabelle eine Zeile innerhalb einer Tabelle verschieben. Dazu müssen Sie sie extra ausschneiden und danach an der gewünschten Stelle wieder einfügen.
Lösung: Plazieren Sie lediglich den Cursor in einer Zelle der zu verlagernden Zeile und betätigen Sie die Tasten [Shift] und [Alt]. Solange Sie diese beiden Tasten gedrückt halten, können Sie die aktuelle Zeile mit den Cursortasten nach oben und unten verschiUnterstreichen von Leerzeichen


[nach oben]

 

Unterstreichen von Leerzeichen
Problem: Ein Fehler hat sich seit der ersten Word-Version für Windows bis zur neuesten Ausgabe Word XP hartnäckig gehalten: Wenn Sie ein Ergebnis unterstreichen und danach den Strich etwas verlängern wollen, können Sie dies links von der Zahl mit Hilfe von Leerzeichen erreichen - Word unterstreicht diese anstandslos. Wollen Sie die Unterstreichung aber auch nach rechts erweitern, gelingt das nicht mit der Schnellmethode der normalen Leerzeichen.
Lösung: Es gibt eine einfache Möglichkeit, um dieses Fehlverhalten zu umgehen: Benutzen Sie anstelle der normalen Leerzeichen geschützte Leerzeichen. Ein geschütztes Leerzeichen erhalten Sie, wenn Sie beim Drücken auf die Leertaste auch noch die Tasten [Strg] und [Alt] fe sthalten.
eben.


[nach oben]

 

MS Word - Datumseingabe per Tastenkombination

Problem: Sie kennen die bequeme Datumseingabe per Tastatur von Excel ( [Strg] & [ . ] ). Nun suchen Sie nach dieser Funktion in Word.

Lösung: Eine Tastenkombination für das Einfügen des aktuellen Datums gibt es in Word auch, sie lautet [Alt] & [Shift] & [D] ([Alt] & [Shift] & [T] = Uhrzeit). Word fügt dabei aber immer ein Datumsfeld ein, eine Tastenkombination zum Einfügen des Datums als Text gibt es leider nicht.

 

[nach oben]

 

MS Word - Liste der Autokorrektur sichern und übernehmen

Problem: Sie würden gerne vor einer Neuformatierung der Festplatte oder einer Zweitinstallation die eingegebenen Begriffe für die Autokorrektur in Word speichern, um sie dann wieder zu übernehmen. Gibt es dafür eine bestimmte Datei, die lediglich zu sichern ist?

Lösung: Ja, diese Datei gibt es tatsächlich. Sie befindet sich jedoch nicht im Ordner von Word, sondern je nach Windows-Version an unterschiedlichen Stellen im System. Suchen Sie über die Suchfunktion von Windows nach Dateien vom Typ ACL (*.acl). Sichern Sie die Datei mit den persönlichen Einstellungen. Nach einer Neuinstallation von Word kopieren Sie Ihre gesicherte Datei mit den persönlichen Einstellungen in den Ursprungs-Ordner. Nach dem Start von Word steht die Autokorrektur wie gewohnt zur Verfügung. Falls Sie Ihre Begriffe aus der Autokorrektur auf andere Computer, insbesondere Systeme mit mehreren Benutzern, übertragen wollen, haben Sie dort unter Umständen einen anderen Benutzernamen. Um die für Sie gültige ACL – Datei zu ermitteln, legen Sie einen neuen Autokorrektur-Eintrag in Word fest und suchen erneut systemweit die ACL-Dateien. Die mit dem jüngsten Änderungsdatum ist diejenige, die Sie gegen Ihre gesicherte Datei ersetzen müssen.

 

[nach oben]


MS Word - Schnelles Verschieben von Textbereichen

Problem: Das Verschieben von markierten Textbereichen per Drag and Drop mit der Maus ist in Word nicht ganz einfach. Muss man auf dem Weg zum Ziel über den oberen oder unteren Bildschirmrand hinwegscrollen, legt Word beim Seitenvorschub oft einen Zahn zu und es wird ziemlich schwierig, die richtige Zeile zu finden.

Lösung: Wesentlich kontrollierter und weniger anfällig für Fehler ist folgendes Vorgehen: Markieren Sie den Text, den Sie verschieben wollen und suchen Sie mit Hilfe der Maus per Rollbalken die Stelle, an der Sie den markierten Bereich einsetzten wollen. Verwenden Sie nicht die Tastatur, weil Sie dadurch die Markierung entfernen würden. Wenn Sie die richtige Zeile gefunden haben, halten Sie die [Strg]-Taste gedrückt und klicken mit der rechten Maustaste an die gewünschte Stelle im Dokument. Word verschiebt den markierten Bereich automatisch an die so definierte Position.

[nach oben]

 

Office „Up To Date“

Problem: Sie haben schon oft von SevicePacks mit allerlei Fehlerbehebungen und Sicherheitsverbesserungen für das Microsoft Office-Paket gehört, wissen aber nicht, wo sie diese ServicePacks beziehen können.

Lösung: Sie können die ServicePacks hier herunterladen:

 

MS Office 2000:

ServicePack 1a, 17.827 kb

http://office.microsoft.com/germany/downloads/2002/oxpsp1.aspx
 

ServicePack 2, 9.255 kb

http://officeupdate.microsoft.com/germany/2000/downloaddetails/SP2upd.htm 

 

ServicePack 3, 13.991 kb

http://office.microsoft.com/germany/downloads/2000/o2ksp3.aspx

 

 

MS Office XP:

ServicePack 1, 17.827 kb

http://office.microsoft.com/germany/downloads/2002/oxpsp1.aspx

 

Service Pack 2, 15.926 kb

http://www.office.microsoft.com/germany/downloads/2002/oxpsp2.aspx

 

Sie sollten die ServicePacks der Reihe nach für Ihre jeweilige Version installieren - dies ist zwar recht aufwändig und die Downloadgröße ist auch recht heftig (mehr als 41 MB für Office 2000 / mehr als 33 MB für Office XP), aber der Aufwand lohnt sich. Die ServicePacks beinhalten nämlich auch sämtliche Sicherheitspatches für Ihr OfficePaket. Wenn Sie mit Modem oder ISDN angebunden sind, solltest Sie einen Freund mit DSL-Anschluß bitten, Ihnen die SevicePacks herunterzuladen und auf CD zu brennen. Alternativ bestünde die Möglichkeit im Bahnhofsbuchhandel nach PC-Zeitschriften Ausschau zu halten, deren Heft-CD die ServicePacks beinhaltet.

 

[nach oben]

MS Word - Dokumente an der letzten Bearbeitungsstelle öffnen
Problem
: Arbeiten Sie an einem längeren Dokument, wie Referat oder andere Vorträge, so möchten Sie oft an der letzten Bearbeitungsstelle fortfahren. Bisher müssen Sie - insbesondere in umfangreichen zur überarbeitenden Dokumenten - umständlich zunächst manuell die Textstelle suchen, an der Sie weiterarbeiten.
Lösung: Öffnen Sie das Dokument und drücken Sie Tastenkombination [Shift]+[F5]. Der Cursor springt dann an die zuletzt bearbeitete Stelle.

 

[nach oben]

MS Word - Automatische Umwandlung in Hyperlinks verhindern
Problem: Word erkennt automatisch Internet- und Email-Adressen und wandelt diese in Hyperlinks um. Diese erscheinen in blauer Schrift und sind unterstrichen. Wenn nun darauf geklickt wird, wird versucht die entsprechende Internetseite aufzubauen oder es öffnet sich der Email-Editor. Diese automatisierte Funktion stört Sie.
Lösung: Wollen Sie nun, dass ihr Text nicht zu einem Hyperlink wird, so können Sie einen einzelnen Hyperlink bearbeiten. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Hyperlink und wählen Sie entweder "Hyperlink entfernen" oder "Hyperlink => Hyperlink bearbeiten". Danach drücken Sie auf die Schaltfläche "Verknüpfung entfernen" und es erscheint wieder der normale Text. Eine schnellere Lösung ist die Betätigung der Tastenkombination [Strg]+[z]. Diese macht die letzte Aktion, die Umwandlung in einen Hyperlink, rückgängig. Um eine automatische Umwandlung komplett zu verhindern, müssen Sie folgende Änderung vornehmen:
Öffnen Sie das Menü "Format => Autoformat" und Klicken Sie auf "Optionen".
Wechseln Sie in das Register "Autoformat während der Eingabe" und löschen Sie den Haken vor "Internet und Netzwerkangaben durch Hyperlinks". Klicken Sie auf "OK" und dann auf "Abbrechen" bzw "Schließen".


[nach oben]

MS Word - Geben Sie Word-Makroviren keine Chance
Problem
: Sie erhalten regelmäßig Word-Dokumente deren Herkunft nicht sichere Quellen sind. Sie befürchten Ihr System durch Makro-Vieren zu gefährden.
Lösung: Es gibt eine sichere Möglichkeit Word-Makroviren mit Word-Mitteln zu entschärfen. Wenn Sie eine Word-Datei öffnen möchten, so gehen Sie meistens über "Datei => Öffnen" vor. Nehmen Sie hingegen den Weg über "Einfügen => Datei", dann erhalten Sie den Text mit Formatierungen, Bildern, Gliederungselementen, Tabellen etc., aber garantiert ohne Makros. Da nun hier im Worddokument keine Makros ausgeführt werden, können auch keine Makroviren ihr Unwesen treiben.
Es wird nur die Seiteneinstellung nicht übernommen, sondern diese basiert auf der NORMAL.DOT. Die Einstellungen müssen dann noch angepasst werden.
Achtung: Wenn Sie über den Explorer oder bei Email-Anlagen  Word-Dateien per Doppelklick öffnet, nutzt Ihnen dies gar nichts.
Von daher öffnen Sie ein Word-Dokument lieber über den oben genannten Dialog. Dies gilt auch für Anlagen in Emails. Hier sollten Sie die Anlage erst speichern und dann von Word aus über "Einfügen => Datei" einlesen.

[nach oben]

MS Word - Gelöschte Textpassagen endgültig vernichten
Problem
: Wenn Sie in einem Word-Dokument Textpassagen gelöscht haben, bedeutet das noch lange nicht, daß diese Texte auch restlos aus dem Dokument entfernt wurden. Sie sind zwar nicht mehr zu sehen, wenn Sie dieses Dokument in Word bearbeiten, aber mit einem anderen Editor (etwa das Notepad von Windows) sind diese Passagen immer noch im Dokument zu sehen. Dies kann bei einem delikaten Dokument, die in elektronischer Form weitergeleitet werden, Folgen haben.
Lösung: Um dieses Verhalten zu ändern, gibt es 2 Möglichkeiten - markieren Sie den ganzen Text des endgültigen Dokuments und kopieren Sie ihn mit <Strg> <C> und <Strg> <V> in ein neues jungfräuliches Dokument.
Öffnen Sie das Menü "Extras => Optionen" und wechseln Sie in das Register "Speichern". Entfernen Sie das Häkchen vor der Option "Schnellspeichern zulassen" und bestätigen Sie die Änderung mit einem Klick auf "OK". Dies garantiert, daß in Zukunft gelöschter Text auch aus ihren Dokumenten beim Speichern verschwindet.
 

[nach oben]

MS Word - Speicherplatz sparen
Problem
: Wenn man ein Word-Dokument sehr oft ändert und korrigiert, so wird dieses beim Abspeichern immer größer.
Lösung
: Bei sehr umfangreichen Dokumenten können hier mehrere Kilobytes an Speicherplatz eingespart werden, wenn man das fertige Dokument komplett in die Zwischenablage kopiert und in ein neues, jungfräuliches Dokument einfügt (dies geht am schnellsten mit [Strg]+[a], [Strg]+[c], neues Dokument öffnen und mit [Strg]+[v] einfügen). Speichert man das Dokument unter einem anderen Namen, so enthält es den gleichen Inhalt, aber benötigt weniger Speicherplatz.
 

[nach oben]

MS Word - Verhindern, dass Word die falschen Seiten druckt
Problem
: Im Fenster "Datei => Drucken" können Sie festlegen, daß nur alle geraden oder ungeraden Seiten gedruckt werden. Unter Umständen druckt ihr Drucker aber genau die falschen Seiten. Zu diesem Fehler kommt es, wenn Sie der ersten Seite ihres Dokumentes eine gerade Seite zugewiesen haben  (die Seitenzahlen verändern Sie über "Einfügen => Seitenzahlen => Format => Beginnen mit"). Schuld an dem Fehlverhalten ist die Tatsache, daß für Word immer die erste Seite eines Dokumentes in der Seitenverwaltung die Seite 1 ist. Von diesem Fehler ist allerdings das Drucken von "Seitenbereichen" unbetroffen. Gibt man hier unter "Seiten" >3-5< an, so werden tatsächlich die Seiten mit den Nummern 3, 4 und 5 gedruckt.
Lösung
: Eine Korrektur dieses unsinnigen Verhaltens von Word ist leider nicht direkt möglich. Arbeiten Sie also mit Dokumenten deren erste Seite eine gerade Seitennummer trägt, müssen Sie beim Drucken von geraden oder ungeraden Seiten die anders lautende Option im Menü "Datei => Drucken" wählen.
 

[nach oben]

MS Word - Wörter hervorheben
Problem: Sie möchten in einem Worddokument einzelne Wörter mit einer Farbe hinterlegen, ähnlich wie bei einem Textmarker.
Lösung: Klicken Sie in der Formatsymbolleiste auf das Stift-Symbol, der Cursor erhält daraufhin die Form eines Stiftes. Markieren Sie mit dem Stift-Cursor die Wörter die hervorgehoben werden sollen. Danach erscheinen die Wörter mit einer Farbe hinterlegt.
 

[nach oben]