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I n h a l t :
Navigieren mit der Tastatur
Excel druckt seitenweise leere Blätter
Kennwortvergabe für Excel-Dateien
Zahlen am Komma ausrichten
Zahlen in Klammern
Schneller Zugriff auf bestimmte Tabellenblätter
Fenster fixieren
Bedingte Formatierung
Störende automatisierte Formatvergabe
Tabellen transponieren
Verketten von Zellinhalten
Formel »WENN«
Formel »MAX«
Formel »MIN«
Formel »MITTELWERT«
Formel »ZÄHLENWENN«
»HEUTE« und »JETZT«
Ersetzen von Sonderzeichen
Unsichtbare Informationen in einzelnen Zellen
Navigieren mit der Tastatur
Excel druckt seitenweise leere Blätter
Kennwortvergabe für Excel-Dateien
Zahlen am Komma ausrichten
Zahlen in Klammern
Schneller Zugriff auf bestimmte Tabellenblätter
Fenster fixieren
Bedingte Formatierung
Störende automatisierte Formatvergabe
Tabellen transponieren
Verketten von Zellinhalten
Formel »WENN«
Formel »MAX«
Formel »MIN«
Formel »MITTELWERT«
Formel »ZÄHLENWENN«
»HEUTE« und »JETZT«
Ersetzen von Sonderzeichen
Unsichtbare Informationen in einzelnen Zellen
In Office 2007 hat Microsoft die Menüstruktur abgeschafft.
Eine Übersicht, über die Menübefehle in Office 2007 finden Sie hier:
Navigieren mit der Tastatur
Sie arbeiten häufig mit größeren Tabellen, die über die Bildschirmbegrenzungen hinaus reichen und ärgern sich regelmäßig über die unpräzise Navigations- und Markierungsmöglichkeiten mit der Maus.
Auch in Excel ist die Tastatur der Maus in den meisten Fällen um Längen voraus. Hier die Standardeinstellungen um sich mit der Tastatur innerhalb einer Tabelle zu bewegen:
Bewegung
Pfeiltaste = um eine Zelle in eine bestimmte Richtung
Strg & Pfeiltaste = an den Rand des Datenbereiches
Pos1 = an den Anfang der Zeile
Strg & Pos1 = an den Anfang des Tabellenblattes
Strg & Ende = an das Ende des Tabellenblattes
Bild ab = um eine Bildschirmseite nach unten
Bild auf = um eine Bildschirmseite nach oben
Alt & Bild ab = um eine Bildschirmseite nach rechts
Alt & Bild auf = um eine Bildschirmseite nach links
Strg & Bild ab = zum nächsten Blatt der Arbeitsmappe
Strg & Bild auf = zum vorherigen Blatt der Arbeitsmappe
Strg & Backspace = zur aktiven Zelle
Markierung
Es gelten die selben Bewegungsschritte wie oben. Zusätzlich müssen Sie nur noch die Shift Taste (Großschreiben) drücken.
Excel druckt seitenweise leere Blätter
Sie bearbeiten eine Tabelle, die beim Ausdruck leicht auf eine einzelne Seite passt. Dennoch druckt Excel scheinbar unsinnigerweise ein Dutzend Blätter oder mehr. Über den Menübefehl »Datei, Druckbereich, Druckbereich festlegen« ist es möglich einen zuvor markierten Bereich als Druckbereich zu definieren. Unabhängig von der tatsächlichen Größe der Tabelle wird danach allein der festgelegte Bereich ausgedruckt, bzw. in der Seitenvorschau angezeigt. Dies Verhalten von Excel ist kein Programmfehler. Excel »merkt» sich lediglich die Zelle an unterster rechter Position, auch wenn diese Zelle inzwischen keine Werte mehr enthält.
Kennwortvergabe für Excel-Dateien
Sie haben eine Tabelle erstellt, die sensible Daten (Steuerberechnungen, o.ä.) beinhaltet. Sie wollen diese Daten vor fremdem Zugriff schützen. Sie können das Öffnen und Verwenden von Daten einer Arbeitsmappe für andere Personen einschränken, indem Sie ein Kennwort zuweisen, das beim Öffnen oder Speichern der Arbeitsmappe angegeben werden muss. Dazu betätigen Sie im Dialog »Speichern unter...« die Schaltfläche »Extras, Optionen«. Im darauf folgenden Dialogfenster können Sie folgendes angeben:
Lese-/Schreibkennwort:
Die Datei ist schreibgeschützt. Sie kann von jedermann geöffnet, jedoch nicht mit Veränderungen überschrieben werden.
Schreibschutzkennwort:
Die Datei erhält einen Passwortschutz. Sie kann nur nach vorheriger Eingabe des Passwortes geöffnet werden.
Optionsfeld »Schreibschutz empfehlen«:
Bevor die Datei geöffnet wird, erscheint ein Dialog, in welchem Sie entscheiden können, ob Sie die Datei in schreibgeschütztem, oder in nicht schreibgeschütztem Zustand öffnen möchten.
Wichtige Hinweise:
– Auch schreib- oder passwortgeschützte Dateien können von jedermann gelöscht oder mit anderen Dateien überschrieben werden! Nur der INHALT ist vor FREMDER KENNTNISNAHME geschützt.
– Das Lese- / Schreibschutzkennwort kann leicht umgangen werden. Ich verzichte an dieser Stelle auf weitere Erläuterungen, um keine Hinweise auf das Umgehen eines Passwortes zu geben. Bei diesem Kennwort handelt sich nicht um einen effektiven Schreibschutz, sondern lediglich um die Möglichkeit versehentliches Überschreiben der Datei zu verhindern!
Zahlen am Komma ausrichten
Sie möchten in einer Tabelle untereinander stehende Dezimalzahlen mit unterschiedlich vielen Nachkommastellen nicht zentrieren, sondern so ausrichten, dass das Komma immer an derselben Stelle steht. Diese Ausrichtung können Sie mit einem benutzerdefinierten Zahlenformat erreichen:
Markieren Sie die Zellen, die Sie untereinander ausrichten wollen, und öffnen Sie mit einem Rechtsklick das Kontextmenü. Wählen Sie den Befehl »Zellen formatieren«, und wechseln Sie auf die Registerkarte »Zahlen«. Markieren Sie dort unter »Kategorie« den Eintrag »Benutzerdefiniert«, und tragen Sie unter »Format« die Zeichenfolge »0,????« ein. Durch die Anzahl der Fragezeichen legen Sie fest, wie viele Nachkommastellen Sie maximal wünschen.
Zahlen in Klammern
Versucht man in Excel, eine Zahl in einer runden Klammer darzustellen, wandelt Excel diese Zahl automatisch in eine negative um. Möchte man eine Klammer verwenden und dennoch mit der positiven Zahl rechnen, gelingt dies über ein benutzerdefiniertes Zahlenformat.
Markieren Sie alle Zellen, die Sie mit Klammern versehen wollen, und wechseln Sie in das Menü »Format, Zellen«. In »Kategorien« klicken Sie auf »Benutzerdefiniert« und geben unter Formate (”0”) inklusive Klammer und Anführungszeichen ein. Die Zahlen erscheinen in Klammern und bleiben dennoch positiv.
Schneller Zugriff auf bestimmte Tabellenblätter
In umfangreichen Arbeitsmappen mit zahlreichen Tabellenblättern ist die Bewegung zwischen den einzelnen Seiten mit Hilfe der Laufbalken oft etwas mühsam. Möchten Sie besonders flott von einer zur anderen Tabelle wechseln, klicken Sie die Pfeiltasten, mit denen Sie sich normalerweise zu entfernten Tabellen bewegen, mit der rechten Maustaste an.
In dem sich darauf öffnenden Popup Menü erscheint eine Liste aller Tabellenblätter der Arbeitsmappe. Wählen Sie darin mit Hilfe eines Mausklicks den gewünschten Namen aus, und Sie landen sofort in der entsprechenden Tabelle.
Fenster fixieren
Sie möchten in einer umfangreichen Tabelle die Spaltenüberschriften der Zeile 1 auch bei weit unten liegenden Tabellenbereichen immer angezeigt bekommen. Zum Fixieren eines Tabellenbereiches (z.B. Zeilen– oder Spaltenüberschriften) aktivieren Sie zunächst eine Zelle im Tabellenblatt durch einmaliges anklicken.
Bei der Auswahl des Menüpunktes »Fenster – Fixieren« wird das Tabellenfenster anschließend über und links neben der zuvor aktivierten Zelle fixiert. Die fixierten Tabellenteile werden von nun an auch bei der Bewegung innerhalb der Tabelle auf weiter entfernt liegende Zellen angezeigt.
Bedingte Formatierung
Sie möchten, dass eine Zelle oder Zellbereiche abhängig vom eingetragenen Wert automatisch eine bestimmte Formatierung annehmen. So soll beispielsweise eine Zelle mit einem Wert von weniger als 20 keine Formatierung erhalten, bei einem Wert von 20 – 40 soll der Hintergrund grün sein, bei einem Wert von 40 – 60 gelb und bei einem Wert von mehr als 60 schließlich rot.
Über die bedingte Formatierung besteht die Möglichkeit, einige Zellformatierungen von Bedingungen abhängig zu machen. Über den Menüpunkt »Format, Bedingte Formatierung« erreichen Sie ein Dialogfenster, in dem Sie diese Bedingungen sowie die daraus resultierenden Formatierungen festlegen können. Hier haben Sie die Möglichkeit für den zuvor markierten Zellbereich drei Bedingungen einzugeben. Für den Fall dass eine Bedingung zutrifft, kann für jede einzelne Bedingung ein vom aktuellen Stand abweichendes Format bestimmt werden. Dabei können Schriftstile, Rahmen-, sowie Musterformate ausgewählt werden. Zählt man die aktuell ausgewählte Formatierung hinzu bleiben somit vier verschiedene Möglichkeiten an Bedingungen geknüpfte Formate zu vergeben.
Störende automatisierte Formatvergabe
Sie geben einen Wert in eine Zelle ein, der von Excel automatisch umgewandelt wird (z.B. »13.4« in »13. April«). Dies stört Sie jedoch, da Sie wollen, dass dieser Wert genauso dargestellt wird, wie Sie ihn eingeben.
Bestimmte Formate werden von Excel bereits bei der Eingabe automatisch erkannt. Beispielsweise erkennt Excel bei der Eingabe »13.4« (ohne Anführungszeichen!) automatisch ein Datumsformat, und wandelt das Zahlenformat der entsprechenden Zelle automatisch um. Auch Uhrzeitformate wie z.B. 20:30 werden bei der Eingabe automatisch in das aktuell gültige Uhrzeitformat umgewandelt. Wenn dies von Ihnen nicht gewünscht wird, haben Sie zwei Möglichkeiten, diese Umwandlung zu verhindern:
– Sie vergeben für die betreffende Zelle über das Menü »Format, Zellen, Register Zahlenformate« das Textformat.
– Sie stellen Ihrer Eingabe das Hochkomma voran. Das Hochkomma finden Sie auf Ihrer Tastatur üblicherweise über der Raute (#).
Beachten Sie bitte, dass Sie nun mit dem Wert dieser Zelle keine Berechnungen mehr durchführen können, da es sich um einen Text handelt!
Tabellen transponieren
Sie entwerfen eine umfangreiche Tabelle. Im Verlaufe Ihrer Arbeit stellen Sie fest, dass Sie besser Spalten und Zeilen andersherum angelegt hätten. Die Tabelle ist sehr breit und nur ganz kurz.
Markieren Sie den kompletten Datenbereich Ihrer Tabelle und wählen Sie aus dem Menü »Bearbeiten« den Befehl »Kopieren«. Nun wechseln Sie auf ein leeres Tabellenblatt und wählen aus dem Menü »Bearbeiten« den Befehl »Inhalte einfügen«.
Im darauf folgenden Dialog aktivieren Sie die Option »Transponieren« und klicken auf »OK«.
Nun werden die Daten wieder eingefügt, allerdings sind jetzt Spalten und Zeilen vertauscht und die Tabelle ist lesbarer.
Hinweis:
Sollten nun in den Zellen nur Rauten (####) als Wert auftauchen, sind lediglich die Spalten zu schmal. Klicken Sie auf die Schaltfläche »Alles markieren« am Schnittpunkt von Zeilen– und Spaltenköpfen (ABCDE/12345), so dass das komplette Tabellenblatt markiert ist und klicken doppelt auf eine beliebige Spaltenbegrenzung (z.B. zwischen A und B). Nun erhalten alle Spalten die optimale Breite.
Verketten von Zellinhalten
Mit dem Operator »&« (»verketten«) ist es möglich als Zeichenfolgen vorliegende Elemente miteinander zu verbinden.
Beispiel:
– »Gesamt»&«wert« ergibt »Gesamtwert«.
– Angenommen innerhalb einer Tabelle zur Untersuchung eines Flusses enthält C2 »Bachforelle«, C5 »Spezies« und C8 die Summe 32.
»Die Flusspopulation der « & C5 & » « & C2 & » ist « & C8 & »/Kilometer.«
ergibt:
»Die Flusspopulation der Spezies Bachforelle ist 32/Kilometer.«
Formel »WENN«
Gibt eine Wahrheitsprüfung an, die durchgeführt werden soll. Verwenden Sie die WENN-Funktion, um bedingte Tests an Werten und Formeln auszuführen.
Schreibweise: WENN(Prüfung;Dann_Wert;Sonst_Wert)
– Prüfung ist ein beliebiger Wert, Ausdruck oder eine Formel, der/die WAHR oder FALSCH sein kann.
– Dann_Wert ist das Resultat, wenn die Wahrheitsprüfung WAHR ergibt. Dann_Wert kann eine andere Formel darstellen.
– Sonst_Wert ist das Resultat der Funktion, wenn die Wahrheitsprüfung FALSCH ergibt. Sonst_Wert kann eine andere Formel darstellen.
Beispiel:
In Zelle A1 steht als Wert die Quartalssumme des Umsatzes eines Mitarbeiters.
In Zelle B1 steht der Wert »fauler Hund«
In Zelle C1 steht der Wert »toller Kerl«
In Zelle A3 steht die Formel
=WENN(A1<5000;B1;C1)
Ist der Wert in A1 kleiner als 5.000,- Euro, dann lesen Sie hier »fauler Hund«, ansonsten »toller Kerl«.
Formel »MAX«
Liefert den größten Wert innerhalb einer Liste.
Schreibweise: MAX(Zahl1;Zahl2;...)
– Zahl1; Zahl2;... sind 1 bis 30 Zahlen, deren größte Zahl Sie bestimmen möchten. Sie können hier unter anderem Zahlen, Zellen oder auch Zellbereiche angeben.
Beispiel:
Sie haben im Bereich der Zellen A1 bis E5 verschiedene Zahlen.
In Zelle A7 steht die Formel
=MAX(A1:E5)
Sie erhalten den höchsten Wert aller Zellen.
Formel »MIN«
Liefert den kleinsten Wert innerhalb einer Liste.
Schreibweise: MIN(Zahl1;Zahl2;...)
– Zahl1; Zahl2;... sind 1 bis 30 Zahlen, deren kleinste Zahl Sie bestimmen möchten. Sie können hier unter anderem Zahlen, Zellen oder auch Zellbereiche angeben.
Beispiel:
Sie haben im Bereich der Zellen A1 bis E5 verschiedene Zahlen.
In Zelle A7 steht die Formel
=MIN(A1:E5)
Sie erhalten den niedrigsten Wert aller Zellen.
Formel »MITTELWERT«
Liefert den Mittelwert der Argumente.
Schreibweise: MITTELWERT(Zahl1;Zahl2; ...)
– Zahl1; Zahl2;... sind 1 bis 30 Zahlen, deren Mittelwert Sie berechnen möchten. Sie können hier unter anderem Zahlen, Zellen oder auch Zellbereiche angeben.
Beispiel:
Sie haben im Bereich der Zellen A1 bis E5 verschiedene Zahlen.
In Zelle A7 steht die Formel
=MITTELWERT(A1:E5)
Sie erhalten den Durchschnittswert aller Zellen.
Tipp:
Wenn Sie aus den Inhalten mehrerer Zellen einen Mittelwert bilden, beachten Sie, dass leere Zellen anders behandelt werden als Zellen, die mit 0 belegt sind. Dies gilt insbesondere dann, wenn Sie das Kontrollkästchen Nullwerte in der Registerkarte Ansicht (Menü Extras, Befehl Optionen) deaktiviert haben. Im Gegensatz zu leeren Zellen werden mit 0 belegte Zellen eingerechnet.
Formel »ZÄHLENWENN«
Zählt die Anzahl der nichtleeren Zellen eines Bereichs, deren Inhalte mit den Suchkriterien übereinstimmen.
Schreibweise: ZÄHLENWENN(Bereich;Suchkriterien)
– Bereich ist der Zellbereich, von dem Sie wissen möchten, wie viele seiner Zellen einen Inhalt haben, der mit den Suchkriterien übereinstimmt.
– Suchkriterien gibt die Kriterien in Form einer Zahl, eines Ausdrucks oder einer Zeichenfolge an. Diese Kriterien bestimmen, welche Zellen gezählt werden. Zum Beispiel kann ein Suchkriterium als 32, »32«, »>32« oder »Äpfel« formuliert werden
Beispiel:
In der Spalte A stehen von A1 bis A31 untereinander die Tage eines Monats als Datum. In der Spalte B schreiben Sie hinter jeden Tag, an dem ein Mitarbeiter krank war das Wort krank. Am Ende der Liste steht die Formel
=ZÄHLENWENN(B1:B31;»krank»)
Sie erhalten die Anzahl der Zellen mit dem Wort krank.
»HEUTE« und »JETZT«
Die Formel HEUTE liefert die fortlaufende Zahl des heutigen Datums, welche von Excel automatisch in das gültige Datumsformat umgewandelt wird.
Schreibweise: HEUTE( )
Die Formel JETZT liefert die fortlaufende Zahl des aktuellen Datums und der aktuellen Uhrzeit, welche von Excel automatisch in das gültige Uhrzeitformat umgewandelt wird.
Schreibweise: JETZT( )
Tipp:
Die Funktion JETZT nimmt nur dann Änderungen vor, wenn die zugehörige Tabelle berechnet oder ein Makro, das die Funktion enthält, ausgeführt wird. Die Funktion wird nicht ständig aktualisiert.
Ersetzen von Sonderzeichen
Sie möchten in einer Exceltabelle über »Bearbeiten, Ersetzen« ein Sonderzeichen suchen und es gegen ein anderes austauschen. Das Problem liegt dabei darin, dass zu vielen Sonderzeichen, z.B. der Tilde »˜«, keine übereinstimmenden Daten gefunden werden können, obwohl Übereinstimmungen eindeutig vorhanden sind. Mit einem simplen Trick bringen Sie Excel nun dazu, die Sonderzeichen zu ersetzen.
Sie müssen unter »Suchen nach« nur das Sonderzeichen doppelt eingeben, also beispielsweise »˜˜«, und bei »Ersetzen durch« das neue Sonderzeichen oder Zeichen eingeben (hier aber nur einmal). Nun funktioniert auch der Suchen/Ersetzen Dialog einwandfrei bei Sonderzeichen.
Unsichtbare Informationen in einzelnen Zellen
Sie wollen sich in einer Exceltabelle bei der Berechnung eines Wertes auf eine Zelle beziehen, deren Inhalt aber nicht angezeigt werden soll. Sie können in Excel-Zellen Informationen unterbringen, die nur in der Eingabezeile erscheinen, wenn die Zelle aktiv ist. Die Zelle bleibt scheinbar leer und auch im Ausdruck sind die Informationen nicht sichtbar. Falls Sie Zellinhalte unsichtbar machen wollen, markieren Sie die Zellen und wählen das Menü »Format, Zellen« und klicken im Bereich »Kategorie« des Registerblatts »Zahlen« auf den Eintrag »Benutzerdefiniert».
Im Feld »Formate» geben Sie drei Semikola hintereinander ein (»;;;«). Nach einem Klick auf »OK« ist der Zelleninhalt nur noch in der Eingabezeile sichtbar.
Eine Übersicht, über die Menübefehle in Office 2007 finden Sie hier:
Interaktives Referenzhandbuch:
Befehle in Excel 2003 und Excel 2007 im Vergleich
Navigieren mit der TastaturSie arbeiten häufig mit größeren Tabellen, die über die Bildschirmbegrenzungen hinaus reichen und ärgern sich regelmäßig über die unpräzise Navigations- und Markierungsmöglichkeiten mit der Maus.
Auch in Excel ist die Tastatur der Maus in den meisten Fällen um Längen voraus. Hier die Standardeinstellungen um sich mit der Tastatur innerhalb einer Tabelle zu bewegen:
Bewegung
Pfeiltaste = um eine Zelle in eine bestimmte Richtung
Strg & Pfeiltaste = an den Rand des Datenbereiches
Pos1 = an den Anfang der Zeile
Strg & Pos1 = an den Anfang des Tabellenblattes
Strg & Ende = an das Ende des Tabellenblattes
Bild ab = um eine Bildschirmseite nach unten
Bild auf = um eine Bildschirmseite nach oben
Alt & Bild ab = um eine Bildschirmseite nach rechts
Alt & Bild auf = um eine Bildschirmseite nach links
Strg & Bild ab = zum nächsten Blatt der Arbeitsmappe
Strg & Bild auf = zum vorherigen Blatt der Arbeitsmappe
Strg & Backspace = zur aktiven Zelle
Markierung
Es gelten die selben Bewegungsschritte wie oben. Zusätzlich müssen Sie nur noch die Shift Taste (Großschreiben) drücken.
Excel druckt seitenweise leere BlätterSie bearbeiten eine Tabelle, die beim Ausdruck leicht auf eine einzelne Seite passt. Dennoch druckt Excel scheinbar unsinnigerweise ein Dutzend Blätter oder mehr. Über den Menübefehl »Datei, Druckbereich, Druckbereich festlegen« ist es möglich einen zuvor markierten Bereich als Druckbereich zu definieren. Unabhängig von der tatsächlichen Größe der Tabelle wird danach allein der festgelegte Bereich ausgedruckt, bzw. in der Seitenvorschau angezeigt. Dies Verhalten von Excel ist kein Programmfehler. Excel »merkt» sich lediglich die Zelle an unterster rechter Position, auch wenn diese Zelle inzwischen keine Werte mehr enthält.
Kennwortvergabe für Excel-DateienSie haben eine Tabelle erstellt, die sensible Daten (Steuerberechnungen, o.ä.) beinhaltet. Sie wollen diese Daten vor fremdem Zugriff schützen. Sie können das Öffnen und Verwenden von Daten einer Arbeitsmappe für andere Personen einschränken, indem Sie ein Kennwort zuweisen, das beim Öffnen oder Speichern der Arbeitsmappe angegeben werden muss. Dazu betätigen Sie im Dialog »Speichern unter...« die Schaltfläche »Extras, Optionen«. Im darauf folgenden Dialogfenster können Sie folgendes angeben:
Lese-/Schreibkennwort:
Die Datei ist schreibgeschützt. Sie kann von jedermann geöffnet, jedoch nicht mit Veränderungen überschrieben werden.
Schreibschutzkennwort:
Die Datei erhält einen Passwortschutz. Sie kann nur nach vorheriger Eingabe des Passwortes geöffnet werden.
Optionsfeld »Schreibschutz empfehlen«:
Bevor die Datei geöffnet wird, erscheint ein Dialog, in welchem Sie entscheiden können, ob Sie die Datei in schreibgeschütztem, oder in nicht schreibgeschütztem Zustand öffnen möchten.
Wichtige Hinweise:
– Auch schreib- oder passwortgeschützte Dateien können von jedermann gelöscht oder mit anderen Dateien überschrieben werden! Nur der INHALT ist vor FREMDER KENNTNISNAHME geschützt.
– Das Lese- / Schreibschutzkennwort kann leicht umgangen werden. Ich verzichte an dieser Stelle auf weitere Erläuterungen, um keine Hinweise auf das Umgehen eines Passwortes zu geben. Bei diesem Kennwort handelt sich nicht um einen effektiven Schreibschutz, sondern lediglich um die Möglichkeit versehentliches Überschreiben der Datei zu verhindern!
Zahlen am Komma ausrichtenSie möchten in einer Tabelle untereinander stehende Dezimalzahlen mit unterschiedlich vielen Nachkommastellen nicht zentrieren, sondern so ausrichten, dass das Komma immer an derselben Stelle steht. Diese Ausrichtung können Sie mit einem benutzerdefinierten Zahlenformat erreichen:
Markieren Sie die Zellen, die Sie untereinander ausrichten wollen, und öffnen Sie mit einem Rechtsklick das Kontextmenü. Wählen Sie den Befehl »Zellen formatieren«, und wechseln Sie auf die Registerkarte »Zahlen«. Markieren Sie dort unter »Kategorie« den Eintrag »Benutzerdefiniert«, und tragen Sie unter »Format« die Zeichenfolge »0,????« ein. Durch die Anzahl der Fragezeichen legen Sie fest, wie viele Nachkommastellen Sie maximal wünschen.
Zahlen in KlammernVersucht man in Excel, eine Zahl in einer runden Klammer darzustellen, wandelt Excel diese Zahl automatisch in eine negative um. Möchte man eine Klammer verwenden und dennoch mit der positiven Zahl rechnen, gelingt dies über ein benutzerdefiniertes Zahlenformat.
Markieren Sie alle Zellen, die Sie mit Klammern versehen wollen, und wechseln Sie in das Menü »Format, Zellen«. In »Kategorien« klicken Sie auf »Benutzerdefiniert« und geben unter Formate (”0”) inklusive Klammer und Anführungszeichen ein. Die Zahlen erscheinen in Klammern und bleiben dennoch positiv.
Schneller Zugriff auf bestimmte TabellenblätterIn umfangreichen Arbeitsmappen mit zahlreichen Tabellenblättern ist die Bewegung zwischen den einzelnen Seiten mit Hilfe der Laufbalken oft etwas mühsam. Möchten Sie besonders flott von einer zur anderen Tabelle wechseln, klicken Sie die Pfeiltasten, mit denen Sie sich normalerweise zu entfernten Tabellen bewegen, mit der rechten Maustaste an.
In dem sich darauf öffnenden Popup Menü erscheint eine Liste aller Tabellenblätter der Arbeitsmappe. Wählen Sie darin mit Hilfe eines Mausklicks den gewünschten Namen aus, und Sie landen sofort in der entsprechenden Tabelle.
Fenster fixierenSie möchten in einer umfangreichen Tabelle die Spaltenüberschriften der Zeile 1 auch bei weit unten liegenden Tabellenbereichen immer angezeigt bekommen. Zum Fixieren eines Tabellenbereiches (z.B. Zeilen– oder Spaltenüberschriften) aktivieren Sie zunächst eine Zelle im Tabellenblatt durch einmaliges anklicken.
Bei der Auswahl des Menüpunktes »Fenster – Fixieren« wird das Tabellenfenster anschließend über und links neben der zuvor aktivierten Zelle fixiert. Die fixierten Tabellenteile werden von nun an auch bei der Bewegung innerhalb der Tabelle auf weiter entfernt liegende Zellen angezeigt.
Bedingte FormatierungSie möchten, dass eine Zelle oder Zellbereiche abhängig vom eingetragenen Wert automatisch eine bestimmte Formatierung annehmen. So soll beispielsweise eine Zelle mit einem Wert von weniger als 20 keine Formatierung erhalten, bei einem Wert von 20 – 40 soll der Hintergrund grün sein, bei einem Wert von 40 – 60 gelb und bei einem Wert von mehr als 60 schließlich rot.
Über die bedingte Formatierung besteht die Möglichkeit, einige Zellformatierungen von Bedingungen abhängig zu machen. Über den Menüpunkt »Format, Bedingte Formatierung« erreichen Sie ein Dialogfenster, in dem Sie diese Bedingungen sowie die daraus resultierenden Formatierungen festlegen können. Hier haben Sie die Möglichkeit für den zuvor markierten Zellbereich drei Bedingungen einzugeben. Für den Fall dass eine Bedingung zutrifft, kann für jede einzelne Bedingung ein vom aktuellen Stand abweichendes Format bestimmt werden. Dabei können Schriftstile, Rahmen-, sowie Musterformate ausgewählt werden. Zählt man die aktuell ausgewählte Formatierung hinzu bleiben somit vier verschiedene Möglichkeiten an Bedingungen geknüpfte Formate zu vergeben.
Störende automatisierte FormatvergabeSie geben einen Wert in eine Zelle ein, der von Excel automatisch umgewandelt wird (z.B. »13.4« in »13. April«). Dies stört Sie jedoch, da Sie wollen, dass dieser Wert genauso dargestellt wird, wie Sie ihn eingeben.
Bestimmte Formate werden von Excel bereits bei der Eingabe automatisch erkannt. Beispielsweise erkennt Excel bei der Eingabe »13.4« (ohne Anführungszeichen!) automatisch ein Datumsformat, und wandelt das Zahlenformat der entsprechenden Zelle automatisch um. Auch Uhrzeitformate wie z.B. 20:30 werden bei der Eingabe automatisch in das aktuell gültige Uhrzeitformat umgewandelt. Wenn dies von Ihnen nicht gewünscht wird, haben Sie zwei Möglichkeiten, diese Umwandlung zu verhindern:
– Sie vergeben für die betreffende Zelle über das Menü »Format, Zellen, Register Zahlenformate« das Textformat.
– Sie stellen Ihrer Eingabe das Hochkomma voran. Das Hochkomma finden Sie auf Ihrer Tastatur üblicherweise über der Raute (#).
Beachten Sie bitte, dass Sie nun mit dem Wert dieser Zelle keine Berechnungen mehr durchführen können, da es sich um einen Text handelt!
Tabellen transponierenSie entwerfen eine umfangreiche Tabelle. Im Verlaufe Ihrer Arbeit stellen Sie fest, dass Sie besser Spalten und Zeilen andersherum angelegt hätten. Die Tabelle ist sehr breit und nur ganz kurz.
Markieren Sie den kompletten Datenbereich Ihrer Tabelle und wählen Sie aus dem Menü »Bearbeiten« den Befehl »Kopieren«. Nun wechseln Sie auf ein leeres Tabellenblatt und wählen aus dem Menü »Bearbeiten« den Befehl »Inhalte einfügen«.
Im darauf folgenden Dialog aktivieren Sie die Option »Transponieren« und klicken auf »OK«.
Nun werden die Daten wieder eingefügt, allerdings sind jetzt Spalten und Zeilen vertauscht und die Tabelle ist lesbarer.
Hinweis:
Sollten nun in den Zellen nur Rauten (####) als Wert auftauchen, sind lediglich die Spalten zu schmal. Klicken Sie auf die Schaltfläche »Alles markieren« am Schnittpunkt von Zeilen– und Spaltenköpfen (ABCDE/12345), so dass das komplette Tabellenblatt markiert ist und klicken doppelt auf eine beliebige Spaltenbegrenzung (z.B. zwischen A und B). Nun erhalten alle Spalten die optimale Breite.
Verketten von ZellinhaltenMit dem Operator »&« (»verketten«) ist es möglich als Zeichenfolgen vorliegende Elemente miteinander zu verbinden.
Beispiel:
– »Gesamt»&«wert« ergibt »Gesamtwert«.
– Angenommen innerhalb einer Tabelle zur Untersuchung eines Flusses enthält C2 »Bachforelle«, C5 »Spezies« und C8 die Summe 32.
»Die Flusspopulation der « & C5 & » « & C2 & » ist « & C8 & »/Kilometer.«
ergibt:
»Die Flusspopulation der Spezies Bachforelle ist 32/Kilometer.«
Formel »WENN«Gibt eine Wahrheitsprüfung an, die durchgeführt werden soll. Verwenden Sie die WENN-Funktion, um bedingte Tests an Werten und Formeln auszuführen.
Schreibweise: WENN(Prüfung;Dann_Wert;Sonst_Wert)
– Prüfung ist ein beliebiger Wert, Ausdruck oder eine Formel, der/die WAHR oder FALSCH sein kann.
– Dann_Wert ist das Resultat, wenn die Wahrheitsprüfung WAHR ergibt. Dann_Wert kann eine andere Formel darstellen.
– Sonst_Wert ist das Resultat der Funktion, wenn die Wahrheitsprüfung FALSCH ergibt. Sonst_Wert kann eine andere Formel darstellen.
Beispiel:
In Zelle A1 steht als Wert die Quartalssumme des Umsatzes eines Mitarbeiters.
In Zelle B1 steht der Wert »fauler Hund«
In Zelle C1 steht der Wert »toller Kerl«
In Zelle A3 steht die Formel
=WENN(A1<5000;B1;C1)
Ist der Wert in A1 kleiner als 5.000,- Euro, dann lesen Sie hier »fauler Hund«, ansonsten »toller Kerl«.
Formel »MAX«Liefert den größten Wert innerhalb einer Liste.
Schreibweise: MAX(Zahl1;Zahl2;...)
– Zahl1; Zahl2;... sind 1 bis 30 Zahlen, deren größte Zahl Sie bestimmen möchten. Sie können hier unter anderem Zahlen, Zellen oder auch Zellbereiche angeben.
Beispiel:
Sie haben im Bereich der Zellen A1 bis E5 verschiedene Zahlen.
In Zelle A7 steht die Formel
=MAX(A1:E5)
Sie erhalten den höchsten Wert aller Zellen.
Formel »MIN«Liefert den kleinsten Wert innerhalb einer Liste.
Schreibweise: MIN(Zahl1;Zahl2;...)
– Zahl1; Zahl2;... sind 1 bis 30 Zahlen, deren kleinste Zahl Sie bestimmen möchten. Sie können hier unter anderem Zahlen, Zellen oder auch Zellbereiche angeben.
Beispiel:
Sie haben im Bereich der Zellen A1 bis E5 verschiedene Zahlen.
In Zelle A7 steht die Formel
=MIN(A1:E5)
Sie erhalten den niedrigsten Wert aller Zellen.
Formel »MITTELWERT«Liefert den Mittelwert der Argumente.
Schreibweise: MITTELWERT(Zahl1;Zahl2; ...)
– Zahl1; Zahl2;... sind 1 bis 30 Zahlen, deren Mittelwert Sie berechnen möchten. Sie können hier unter anderem Zahlen, Zellen oder auch Zellbereiche angeben.
Beispiel:
Sie haben im Bereich der Zellen A1 bis E5 verschiedene Zahlen.
In Zelle A7 steht die Formel
=MITTELWERT(A1:E5)
Sie erhalten den Durchschnittswert aller Zellen.
Tipp:
Wenn Sie aus den Inhalten mehrerer Zellen einen Mittelwert bilden, beachten Sie, dass leere Zellen anders behandelt werden als Zellen, die mit 0 belegt sind. Dies gilt insbesondere dann, wenn Sie das Kontrollkästchen Nullwerte in der Registerkarte Ansicht (Menü Extras, Befehl Optionen) deaktiviert haben. Im Gegensatz zu leeren Zellen werden mit 0 belegte Zellen eingerechnet.
Formel »ZÄHLENWENN«Zählt die Anzahl der nichtleeren Zellen eines Bereichs, deren Inhalte mit den Suchkriterien übereinstimmen.
Schreibweise: ZÄHLENWENN(Bereich;Suchkriterien)
– Bereich ist der Zellbereich, von dem Sie wissen möchten, wie viele seiner Zellen einen Inhalt haben, der mit den Suchkriterien übereinstimmt.
– Suchkriterien gibt die Kriterien in Form einer Zahl, eines Ausdrucks oder einer Zeichenfolge an. Diese Kriterien bestimmen, welche Zellen gezählt werden. Zum Beispiel kann ein Suchkriterium als 32, »32«, »>32« oder »Äpfel« formuliert werden
Beispiel:
In der Spalte A stehen von A1 bis A31 untereinander die Tage eines Monats als Datum. In der Spalte B schreiben Sie hinter jeden Tag, an dem ein Mitarbeiter krank war das Wort krank. Am Ende der Liste steht die Formel
=ZÄHLENWENN(B1:B31;»krank»)
Sie erhalten die Anzahl der Zellen mit dem Wort krank.
»HEUTE« und »JETZT«Die Formel HEUTE liefert die fortlaufende Zahl des heutigen Datums, welche von Excel automatisch in das gültige Datumsformat umgewandelt wird.
Schreibweise: HEUTE( )
Die Formel JETZT liefert die fortlaufende Zahl des aktuellen Datums und der aktuellen Uhrzeit, welche von Excel automatisch in das gültige Uhrzeitformat umgewandelt wird.
Schreibweise: JETZT( )
Tipp:
Die Funktion JETZT nimmt nur dann Änderungen vor, wenn die zugehörige Tabelle berechnet oder ein Makro, das die Funktion enthält, ausgeführt wird. Die Funktion wird nicht ständig aktualisiert.
Ersetzen von SonderzeichenSie möchten in einer Exceltabelle über »Bearbeiten, Ersetzen« ein Sonderzeichen suchen und es gegen ein anderes austauschen. Das Problem liegt dabei darin, dass zu vielen Sonderzeichen, z.B. der Tilde »˜«, keine übereinstimmenden Daten gefunden werden können, obwohl Übereinstimmungen eindeutig vorhanden sind. Mit einem simplen Trick bringen Sie Excel nun dazu, die Sonderzeichen zu ersetzen.
Sie müssen unter »Suchen nach« nur das Sonderzeichen doppelt eingeben, also beispielsweise »˜˜«, und bei »Ersetzen durch« das neue Sonderzeichen oder Zeichen eingeben (hier aber nur einmal). Nun funktioniert auch der Suchen/Ersetzen Dialog einwandfrei bei Sonderzeichen.
Unsichtbare Informationen in einzelnen ZellenSie wollen sich in einer Exceltabelle bei der Berechnung eines Wertes auf eine Zelle beziehen, deren Inhalt aber nicht angezeigt werden soll. Sie können in Excel-Zellen Informationen unterbringen, die nur in der Eingabezeile erscheinen, wenn die Zelle aktiv ist. Die Zelle bleibt scheinbar leer und auch im Ausdruck sind die Informationen nicht sichtbar. Falls Sie Zellinhalte unsichtbar machen wollen, markieren Sie die Zellen und wählen das Menü »Format, Zellen« und klicken im Bereich »Kategorie« des Registerblatts »Zahlen« auf den Eintrag »Benutzerdefiniert».
Im Feld »Formate» geben Sie drei Semikola hintereinander ein (»;;;«). Nach einem Klick auf »OK« ist der Zelleninhalt nur noch in der Eingabezeile sichtbar.