Speicherplatz für Outlook-Daten festlegen

Problem: Sie setzen Outlook ein und halten es für unzumutbar, neben dem normalen Daten-Backup jedes Mal zusätzlich einen Sicherungs-Export der Inhalte von Outlook vorzunehmen. Wie lässt es sich arrangieren, dass Outlook seine Daten automatisch z.B. auf der Festplatte D: anlegt?

Lösung: Innerhalb von Outlook legen Sie Ihre verschiedenen Daten wie Nachrichten, Termine, Aufgaben, Kontakte oder Notizen in unterschiedlichen Ordnern ab. Diese Daten speichert Outlook dann auf Ihrer Festplatte in einer speziell dafür vorgesehenen Datei mit der Endung PST. Für die meisten Ordner, wie z.B. Postfach, Kontakte und Termine ist das die Datei OUTLOOK.PST, die sich standardmäßig im Windows-Ordner befindet, bzw. in Ihrem Profil jeweils unter „Anwendungsdaten“ oder „Dokumente und Einstellungen“. Wenn Sie die Datei dort nicht finden, öffnen Sie in der Systemsteuerung „Mail“ und klicken auf die Schaltfläche „Datendateien“. Unter den Eigenschaften des „Persönlichen Ordners“ sehen Sie den Speicherort der zugehörigen PST-Datei. Wenn Sie Outlook geschlossen haben, können Sie die Datei OUTLOOK.PST beliebig verschieben. Schließen Sie Outlook zuerst mit dem Befehl Datei – Beenden. Verschieben Sie nun im Explorer die Datei in Ihren Datenordner auf Laufwerk D:. Wenn Sie jetzt Outlook erneut starten, erscheint der Hinweis: Die Datei […]\OUTLOOK.PST kann nicht gefunden werden. Nachdem Sie diesen Hinweis mit OK bestätigt haben, folgt der Dialog Persönlichen Ordner erstellen/auswählen. Dort wechseln Sie im Kombinationsfeld Suchen in zu Ihrem Datenordner auf D:, markieren in der Liste den Eintrag OUTLOOK.PST und klicken auf die Schaltfläche Öffnen. Outlook startet nun wieder ganz normal mit Ihrer richtigen Datendatei. Bei diesem ersten Öffnen stellt das Programm den Pfad der Datei automatisch auf D: um und behält ihn bei.

Automatische Unterschrift für Outlook-Nachrichten

Problem: Sie benutzen Outlook, um beruflich intensiv elektronischen Nachrichtenaustausch zu betreiben. Dabei ärgert es Sie immer wieder, wenn Sie jedes Mal Ihre Grüße und den Absender neu unter jede Nachricht schreiben müssen. Gibt es in Outlook dafür so etwas wie die Autotext-Funktion aus Winword?

Lösung: Die gute Nachricht vorweg… Sie brauchen den Abschluss für Ihre Nachrichten nie mehr neu einzutippen. Das können Sie auf zwei verschiedene Arten erreichen. Entweder verwenden Sie Winword als E-Mail-Editor und benutzen dort wie gewohnt den angesprochenen Autotext (Nachteil: Outlook startet etwas langsamer), oder Sie setzen die neue Funktion Autosignatur von Outlook 2000/XP ein. Wenn Sie Winword als E-Mail-Editor verwenden wollen, rufen Sie in Outlook den Befehl Extras – Optionen auf und aktivieren im Einstellungsdialog die Registerkarte E-Mail(-Format). Dort schalten Sie die Option „Microsoft Word als E-Mail-Editor verwenden“ ein. Ab sofort benutzt Outlook beim Schreiben oder Lesen von Nachrichten Winword. Diese Lösung ist zwar etwas langsamer, vor allem wenn Winword neu gestartet werden muss, bietet aber allen bekannten Komfort inklusive der Funktion Autotext. Mit dieser Funktion lassen sich nicht nur die Unterschriften für die Nachrichten, sondern auch andere Textteile zur ständigen Wiederverwendung speichern. Wenn Sie mehr Wert auf Tempo legen, können Sie auch auf die etwas weniger komfortable, aber durchaus nützliche Autosignatur-Funktion von Outlook zurückgreifen. Diese Funktion erlaubt die Definition eines festen, formatierten Textes, der sich dann wie ein Stempel für Nachrichten einsetzen lässt. Um sich einen solchen Stempel anzulegen, rufen Sie – erst ab Outlook 2000! - den Befehl Extras – Optionen – E-Mail-Format auf. Nach dem Klick auf die Schaltfläche „Signaturen“ können Sie dann einen Text eingeben, der etwa eine Grußformel sowie Angaben zu Ihrer Person wie Name, Adresse oder einen Verweis auf Ihre Homepage im Internet enthält. Die Formatierung für Schrift- und Absatzmerkmale können Sie bei Bedarf mit Hilfe der gleichnamigen Buttons im Dialog vornehmen. Lediglich auf das Einfügen von Grafiken müssen Sie bei der Autosignatur-Funktion verzichten. Das „Stempeln“ von Nachrichten mit der Autosignatur können Sie dann entweder automatisch oder manuell vornehmen. Das automatische Stempeln steuern die beiden Optionen im Entwurfsdialog. Die erste Option Signatur ans Ende von neuen Nachrichten anfügen veranlasst Outlook, die Signatur prinzipiell ans Ende im Textfeld aller neuen Nachrichten anzufügen. Dazu gehören auch weitergeleitete Antworten und Antworten auf Nachrichten. Wenn Sie den automatischen Stempel dort für überflüssig halten, schalten Sie ihn mit der Option Signatur nicht in Antworten oder in weitergeleitete Nachrichten einfügen für diese Nachrichtentypen einfach ab. Alternativ dazu können Sie die Autosignatur auch manuell einfügen, indem Sie den Cursor an die betreffende Stelle zum Einfügen im Text positionieren und dann den Menübefehl Einfügen – Autosignatur aufrufen. Das funktioniert übrigens auch in den anderen Outlook-Elementen wie zum Beispiel den Besprechungsanfragen. Nur für die Notizen steht die Autosignatur nicht zur Verfügung.

Zugriff auf gesperrte Mailanhänge in Outlook ermöglichen

Problem: Seit dem Service Release 2 von Outlook 2000 sperrt Microsoft den Zugriff auf zahlreiche Dateitypen, die als Anhang zu einer E-Mail gehören können. In Outlook XP ist diese Sperre bereits fest integriert. Bei der Arbeit benötigen Sie trotzdem Zugriff auf bestimmte derartige Dateitypen, Sie wollen die Sperre deshalb aufheben.

Lösung: Zur Lösung des Problems gibt es mehrere Möglichkeiten. Einerseits können Sie den Absender der E-Mail bitten, die angehängte Datei zu komprimieren und Ihnen zum Beispiel als Zip-Archiv erneut zu senden. Dieser Weg ist etwas aufwändiger, erfordert jedoch keine Änderungen an den Sicherheitseinstellungen von Outlook. Denn das Empfangen von Zip-Dateien ist nicht gesperrt. Die E-Mails sind dann unter Umständen etwas kleiner, was die Netzlast verringert und Kosten sparen kann.

Die zweite Variante führt über einen Eingriff in die Registry, um den Zugriff auf bestimmte Dateitypen gezielt wieder zu ermöglichen. Starten Sie den Registrierungseditor mit dem Befehl »Ausführen | regedit« aus dem Startmenü von Windows. Navigieren Sie zu dem Schlüssel »HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\10.0\Outlook\Security«. Hier führen Sie den Befehl »Bearbeiten | Neu | Zeichenfolge« aus. Als Name geben Sie »Level1Remove« ein und führen dann den Befehl »Bearbeiten | Ändern« aus, um den Inhalt der Zeichenkette einzugeben. Hier tragen Sie nun nacheinander und jeweils durch Semikolon getrennt alle Datei-Endungen ein, die Sie wieder für den Zugriff freigeben möchten. Tragen Sie zum Beispiel »exe;com;url« ein, um wieder Zugriff auf ausführbare Programme und Internet-Links zu bekommen.

Eine Liste mit sämtlichen normalerweise gesperrten Dateitypen finden Sie hier: http://office.microsoft.com/Assistance/2000/Out2ksecFAQ.aspx

ACHTUNG!! Die neu eingeführten Sicherheitseinstellungen in Outlook sollen Sie vor Schäden durch Viren wie zum Beispiel VBS.Loveletter bewahren. Wenn Sie diese Einstellungen ändern, sollten Sie nur solche Dateitypen wieder freigeben, die Sie auch tatsächlich benötigen. Außerdem ist es ratsam, ein Virenschutzprogramm einzusetzen, welches eine permanente Überwachung im Hintergrund anbietet und auch die Inhalte von E-Mail-Datei-Anhängen prüft.

Gesicherte Outlook-Daten – Dateien richtig importieren

Problem: Sie haben vor einer Neuinstallation Ihre E-Mail-Kontakte, Regeln und Posteingänge exportiert. Jetzt möchten Sie die gesicherten Daten wieder in Outlook 2000 / XP importieren. Aber auch nach Aktivierung der Dienste in Outlook lassen sich die PST-Dateien nicht über den üblichen Weg importieren. Sie erhalten mehrere Fehlermeldungen.

Lösung: Die erste Fehlermeldung »Die Eigenschaften dieses Informationsdienstes müssen vor der Verwendung definiert werden« gibt noch keinen eindeutigen Hinweis auf die Ursache des Problems. Die zweite Meldung lautet »Ein unerlaubter Dateizugriff verhindert den Import der Daten, weil die betreffende PST-Datei schreibgeschützt ist« und erst sie weist auf das eigentliche Problem hin. Outlook nutzt die PST-Dateien als Datenbank und benötigt deshalb stets auch Schreibzugriff auf diese Dateien. Kopieren Sie daher alle gesicherten PST-Dateien auf die Festplatte und öffnen Sie den Windows-Explorer. Markieren Sie eine PST-Datei und wählen Sie »Eigenschaften« aus dem Kontextmenü. Im folgenden Dialog deaktivieren Sie das Kontrollkästchen »Schreibgeschützt« und beenden den Dialog mit »OK«. Wenn Sie den Vorgang für alle gesicherten PST-Dateien wiederholt haben, steht dem Import nichts mehr im Wege.

Anlegen von Email – Verteilerlisten in Outlook

Problem: Sie müssen regelmäßig – ähnlich der Serienbrieffunktion Ihrer Textverarbeitung – eine große Zahl von Emails an einen bestimmten Empfängerkreis senden.

Lösung: Um eine Mail regelmäßig an eine bestimmte Zahl von Empfängern zu senden können Sie ab Outlook 2000 so genannte Verteilerlisten anlegen. Dabei handelt es sich so zu sagen um „Adresscontainer“, die wie eine normale Mailadresse verwendet werden können, die Mail jedoch an eine ganze Reihe von festgelegten Empfängern senden. Auch diese Trickkiste geht den Freunden der Stöberbox auf diese Weise zu. Zum Anlegen einer Verteilerliste wechseln Sie in Outlook in Ihren Kontakte – Ordner und wählen den Menübefehl „Datei – Neu – Verteilerliste“. Hier können Sie über die entsprechenden Schaltflächen entweder Adressen aus Ihrem Adressbuch hinzufügen, oder neue Adressen aufnehmen. Zum Schluss vergeben Sie für die Liste einen Namen, unter dem Sie zukünftig alle eingetragenen Adressen „in einem Rutsch“ anschreiben können.

Automatisiert in Outlook eingehende Mails auf Ordner verteilen

Problem: Sie erhalten regelmäßig Mails von bestimmten Absendern, die Sie – genauso regelmäßig – in einen bestimmten Ordner kopieren. Dies kann z.B. auch die unerwünschte Werbung eines besonders penetranten Zeitgenossen sein, die bei Ihnen regelmäßig im Papierkorb landet. Sie suchen nun nach einer Möglichkeit, diesen Vorgang zu automatisieren.

Lösung: Für dieses Vorhaben steht Ihnen ab Outlook 2000 die Funktionalität des Regelassistenten zur Verfügung. Wechseln Sie dazu zunächst in Outlook zu Ihrem Posteingang und rufen dann den Menübefehl „Extras – Regel-Assistent…“ auf. Über die Schaltfläche „Neu“ starten Sie nun einen Assistenten, der Sie durch verschiedene Optionen führt, mit denen Sie das Verhalten eingehender Mails automatisieren können.

Den Kontakte – Ordner von Outlook als Adressbuch verwenden

Problem: Sie wollen beim Schreiben von Mails auf die Emailadressen aus Ihrem Kontakte – Ordner zugreifen. Aber entweder ist Ihr Adressbuch leer, oder Sie erhalten eine Fehlermeldung, die den Zugriff auf das Adressbuch verhindert.

Lösung: Öffnen Sie zunächst die Systemsteuerung und dort „Mail“. Sollten Ihnen hier außer dem Persönlichen Ordner noch Adressbücher angezeigt werden, dann löschen Sie diese. Legen Sie nun ein neues „Outlook – Adressbuch“ an. Nachdem Sie „Mail“ und die Systemsteuerung wieder geschlossen haben, starten Sie nun Outlook. Klicken Sie mit der RECHTEN Maustaste auf den Ordner Kontakte und wählen Sie aus dem Kontext – Menü die Eigenschaften. Auf der Registerkarte „Outlook – Adressbuch“ aktivieren Sie nun die Option „Diesen Ordner als E-Mail-Adressbuch anzeigen“. Ab sofort können Sie den Kontakte – Ordner als Adressbuch gebrauchen.