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Zahlen am Komma ausrichten
Problem: Sie möchten in einer Tabelle untereinander stehende Dezimalzahlen mit unterschiedlich vielen Nachkommastellen nicht zentrieren, sondern so ausrichten, dass das Komma immer an derselben Stelle steht.
Lösung: Diese Ausrichtung können Sie mit einem benutzerdefinierten Zahlenformat erreichen: Markieren Sie die Zellen, die Sie untereinander ausrichten wollen, und öffnen Sie mit einem Rechtsklick das Kontextmenü. Wählen Sie den Befehl "Zellen formatieren", und wechseln Sie auf die Registerkarte "Zahlen". Markieren Sie dort unter "Kategorie" den Eintrag "Benutzerdefiniert", und tragen Sie unter "Format" die Zeichenfolge "0,????" ein. Durch die Anzahl der Fragezeichen legen Sie fest, wie viele Nachkommastellen Sie maximal wünschen.

Zahlen in Klammern
Versucht man in Excel, eine Zahl in einer runden Klammer darzustellen, wandelt Excel diese Zahl automatisch in eine negative um. Möchte man eine Klammer verwenden und dennoch mit der positiven Zahl rechnen, gelingt dies über ein benutzerdefiniertes Zahlenformat.
Markieren Sie alle Zellen, die Sie mit Klammern versehen wollen, und wechseln Sie in das Menü »Format | Zellen«. In »Kategorien« klicken Sie auf »Benutzerdefiniert« und geben unter Formate "("0")" inklusive Anführungszeichen ein. Die Zahlen erscheinen in Klammern und bleiben dennoch positiv.

Schneller Zugriff auf bestimmte Tabellen der Arbeitsmappe
In umfangreichen Arbeitsmappen mit zahlreichen Tabellenblättern ist die Bewegung zwischen den einzelnen Seiten mit Hilfe der Laufbalken oft etwas mühsam. Möchten Sie besonders flott von einer zur anderen Tabelle wechseln, klicken Sie die Pfeiltasten, mit denen Sie sich normalerweise zu entfernten Tabellen bewegen, mit der rechten Maustaste an.
In dem sich darauf öffnenden Pop-up-Menü erscheint eine Liste aller Tabellenblätter der Arbeitsmappe. Wählen Sie darin mit Hilfe eines Mausklicks den gewünschten Namen aus, und Sie landen sofort in der entsprechenden Tabelle.

Navigieren mit der Tastatur
Problem: Sie arbeiten häufig mit größeren Tabellen, die über die Bildschirmbegrenzungen hinaus reichen und ärgern sich regelmäßig über die unpräzise Navigations- und Markierungsmöglichkeiten mit der Maus.
Lösung: Auch in Excel ist die Tastatur der Maus in den meisten Fällen um Längen voraus. Hier die Standardeinstellungen um sich mit der Tastatur innerhalb einer Tabelle zu bewegen:

Bewegung...
• ...um eine Zelle in eine bestimmte Richtung - [Pfeiltaste]
• ...an den Rand des Datenbereiches - [Strg] + [Pfeiltaste]
• ...an den Anfang der Zeile - [Pos1]
• ...an den Anfang des Tabellenblattes - [Strg] + [Pos1]
• ...an das Ende des Tabellenblattes - [Strg] + [Ende]
• ...um eine Bildschirmseite nach unten - [Bild-ab]
• ...um eine Bildschirmseite nach oben - [Bild-auf]
• ...um eine Bildschirmseite nach rechts - [Alt] + [Bild-ab]
• ...um eine Bildschirmseite nach links - [Alt] + [Bild-auf]
• ...zum nächsten Blatt der Arbeitsmappe - [Strg] + [Bild-ab]
• ...zum vorherigen Blatt der Arbeitsmappe - [Strg] + [Bild-auf]
• ...zur aktiven Zelle - [Strg] + [Backspace] („Rückschritt-Taste“)

Markierung...

...es gelten die selben Bewegungsschritte wie oben. Zusätzlich müssen Sie nur noch die [Umschalt] - Taste (Großschreiben) drücken.

Kennwortvergabe für Excel-Dateien
Problem: Sie haben eine Tabelle erstellt, die sensible Daten (Steuerberechnungen, o.ä.) beinhaltet. Sie wollen diese Daten vor fremdem Zugriff schützen.
Lösung: Sie können das Öffnen und Verwenden von Daten einer Arbeitsmappe für andere Personen einschränken, indem Sie ein Kennwort zuweisen, das beim Öffnen oder Speichern der Arbeitsmappe angegeben werden muss. Dazu betätigen Sie im Dialog „Speichern unter...“ die Schaltfläche "Extras - Optionen“. Im darauf folgenden Dialogfenster können Sie folgendes angeben:

• Lese-/Schreibkennwort
Die Datei ist schreibgeschützt. Sie kann von jedermann geöffnet, jedoch nicht mit Veränderungen überschrieben werden.

• Schreibschutzkennwort
Die Datei erhält einen Passwortschutz. Sie kann nur nach vorheriger Eingabe des Passwortes geöffnet werden.

• Optionsfeld „Schreibschutz empfehlen“
Bevor die Datei geöffnet wird, erscheint ein Dialog, in welchem Sie entscheiden können, ob Sie die Datei in schreibgeschütztem, oder in nicht schreibgeschütztem Zustand öffnen möchten.

Wichtige Hinweise:

• Auch schreib- oder Passwort geschützte Dateien können von jedermann gelöscht oder mit anderen Dateien überschrieben werden!! Nur der INHALT ist vor FREMDER KENNTNISNAHME geschützt.
• Das Lese- / Schreibschutzkennwort kann leicht umgangen werden indem die Datei zunächst schreibgeschützt geöffnet wird. Anschließend kann die Datei ohne Kennwortschutz unter einem anderen Dateinamen abgespeichert werden. Dann braucht man lediglich die Original-Datei zu löschen und die soeben gespeicherte Datei in den Namen der Original-Datei umzubenennen. Es handelt sich somit also nicht um einen effektiven Schreibschutz, sondern lediglich um die Möglichkeit versehentliches Überschreiben der Datei zu verhindern!

Fenster fixieren
Problem: Sie möchten in einer umfangreichen Tabelle die Spaltenüberschriften der Zeile 1 auch bei weit unten liegenden Tabellenbereichen immer angezeigt bekommen.
Lösung: Zum Fixieren eines Tabellenbereiches (z.B. Zeilen- oder Spaltenüberschriften) aktivieren Sie zunächst eine Zelle im Tabellenblatt durch einmaliges anklicken. Bei der Auswahl des Menüpunktes „Fenster - Fixieren“ wird das Tabellenfenster anschließend über und links neben der zuvor aktivierten Zelle fixiert. Die fixierten Tabellenteile werden von nun an auch bei der Bewegung innerhalb der Tabelle auf weiter entfernt liegende Zellen angezeigt.

Bedingte Formatierung (ab Excel 97)
Problem: Sie möchten, dass eine Zelle oder Zellbereiche abhängig vom eingetragenen Wert automatisch eine bestimmte Formatierung annehmen. So soll beispielsweise eine Zelle mit einem Wert von weniger als 20 keine Formatierung erhalten, bei einem Wert von 20 - 40 soll der Hintergrund grün sein, bei einem Wert von 40 - 60 gelb und bei einem Wert von mehr als 60 schließlich rot.
Lösung: Über die bedingte Formatierung besteht die Möglichkeit einige Zellformatierungen von Bedingungen abhängig zu machen. Über den Menüpunkt „Format - Bedingte Formatierung...“ erreichen Sie ein Dialogfenster, in dem Sie diese Bedingungen sowie die daraus resultierenden Formatierungen festlegen können. Hier haben Sie die Möglichkeit für den zuvor markierten Zellbereich drei Bedingungen einzugeben. Für den Fall dass eine Bedingung zutrifft, kann für jede einzelne Bedingung ein vom aktuellen Stand abweichendes Format bestimmt werden. Dabei können Schriftstile, Rahmen-, sowie Musterformate ausgewählt werden. Zählt man die aktuell ausgewählte Formatierung hinzu bleiben somit vier verschiedene Möglichkeiten an Bedingungen geknüpfte Formate zu vergeben.

Störende automatisierte Formatvergabe
Problem: Sie geben einen Wert in eine Zelle ein, der von Excel automatisch umgewandelt wird (z.B. "13.4" in "13. April"). Dies stört Sie jedoch, da Sie wollen, dass dieser Wert genauso dargestellt wird, wie Sie ihn eingeben.
Lösung: Bestimmte Formate werden von Excel bereits bei der Eingabe automatisch erkannt. Beispielsweise erkennt Excel bei der Eingabe „13.4“ (ohne Anführungszeichen!) automatisch ein Datumsformat, und wandelt das Zahlenformat der entsprechenden Zelle automatisch um. Auch Uhrzeitformate wie z.B. 20:30 werden bei der Eingabe automatisch in das aktuell gültige Uhrzeitformat umgewandelt. Wenn dies von Ihnen nicht gewünscht wird, haben Sie zwei Möglichkeiten, diese Umwandlung zu verhindern:
-Sie vergeben für die betreffende Zelle über das Menü "Format - Zellen - Register Zahlenformate" das Textformat.
-Sie stellen Ihrer Eingabe das Hochkomma voran. Das Hochkomma finden Sie auf Ihrer Tastatur üblicherweise über der Raute (#).
Beachten Sie bitte, dass Sie nun mit dem Wert dieser Zelle keine Berechnungen mehr durchführen können, da es sich um einen Text handelt!

Excel druckt seitenweise leere Blätter
Problem: Sie bearbeiten eine Tabelle, die beim Ausdruck leicht auf eine einzelne Seite passt. Dennoch druckt Excel scheinbar unsinnigerweise ein Dutzend Blätter oder mehr.
Lösung: Über den Menübefehl „Datei - Druckbereich - Druckbereich festlegen“ ist es möglich einen zuvor markierten Bereich als Druckbereich zu definieren. Unabhängig von der tatsächlichen Größe der Tabelle wird danach allein der festgelegte Bereich ausgedruckt, bzw. in der Seitenvorschau angezeigt. Dies Verhalten von Excel ist kein Programmfehler. Excel "merkt" sich lediglich die Zelle an unterster rechter Position, auch wenn diese Zelle inzwischen keine Werte mehr enthält.

Sie können dies leicht selbst nachprüfen. Aktivieren Sie in einem leeren Tabellenblatt eine Zelle außerhalb des Bildschirmbereiches (z.B. "K47"). Geben Sie nun einen beliebigen Wert ein und schließen die Eingabe mit der [Return] - Taste ab. Löschen Sie anschließend diesem Wert mit der [Entf] - Taste und wechseln mit der Tastenkombination [Strg] & [Pos1] zur Zelle A1. Die Tastenkombination [Strg] & [ Ende] bringt Sie nun wieder ans Ende Ihres Tabellenbereiches (zur Zelle K47) obwohl hier kein Wert mehr besteht.

Transponieren
Problem: Sie entwerfen eine umfangreiche Tabelle. Im Verlaufe Ihrer Arbeit stellen Sie fest, dass Sie besser Spalten und Zeilen andersherum angelegt hätten - die Tabelle ist sehr breit und nur ganz kurz.
Lösung: Markieren Sie den kompletten Datenbereich Ihrer Tabelle und wählen Sie aus dem Menü "Bearbeiten" den Befehl "Kopieren". Nun wechseln Sie auf ein leeres Tabellenblatt und wählen aus dem Menü "Bearbeiten" den Befehl "Inhalte einfügen". Im darauf folgenden Dialog aktivieren Sie die Option "Transponieren" und klicken auf "OK". Nun werden die Daten wieder eingefügt - allerdings sind jetzt Spalten und Zeilen vertauscht und die Tabelle ist lesbarer. Hinweis: Sollten nun in den Zellen nur Rauten (####) als Wert auftauchen, sind lediglich die Spalten zu schmal. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Alles markieren" am Schnittpunkt von Zeilen- und Spaltenköpfen (ABCDE/12345), so dass das komplette Tabellenblatt markiert ist und klicken doppelt auf eine beliebige Spaltenbegrenzung (z.B. A | B). Nun erhalten alle Spalten die optimale Breite.

Verketten
Mit dem Operator "&" („verketten“) ist es möglich als Zeichenfolgen vorliegende Elemente miteinander zu verbinden.
• Beispiel:
- "Gesamt"&"wert" ergibt "Gesamtwert".
- Angenommen innerhalb einer Tabelle zur Untersuchung eines Flusses enthält C2 "Bachforelle", C5 "Spezies" und C8 die Summe 32.
"Die Flusspopulation der "&C5&" "&C2&"ist "C8"/Kilometer." ergibt "Die Flusspopulation der Spezies Bachforelle ist 32/Kilometer."

Formel „WENN“
Gibt eine Wahrheitsprüfung an, die durchgeführt werden soll. Verwenden Sie die WENN-Funktion, um bedingte Tests an Werten und Formeln auszuführen.
• Schreibweise:
WENN(Prüfung;Dann_Wert;Sonst_Wert)
- Prüfung ist ein beliebiger Wert oder Ausdruck, der WAHR oder FALSCH sein kann.
- Dann_Wert ist das Resultat, wenn die Wahrheitsprüfung WAHR ergibt. Dann_Wert kann eine andere Formel darstellen.
- Sonst_Wert ist das Resultat der Funktion, wenn die Wahrheitsprüfung FALSCH ergibt. Sonst_Wert kann eine andere Formel darstellen.
• Beispiel:
In Zelle A1 steht als Wert die Quartalssumme des Umsatzes eines Mitarbeiters.
In Zelle B1 steht der Wert "fauler Hund"
In Zelle C1 steht der Wert "toller Kerl"
In Zelle A3 steht die Formel =WENN(A1<5000;B1;C1)
Ist der Wert in A1 kleiner als 5.000,- €, dann lesen Sie hier "fauler Hund" ansonsten "toller Kerl".

Formel „MAX“
Liefert den größten Wert innerhalb einer Liste.
• Schreibweise:
MAX(Zahl1;Zahl2;...)
- Zahl1; Zahl2;... sind 1 bis 30 Zahlen, deren größte Zahl Sie bestimmen möchten. Sie können hier unter anderem Zahlen, Zellen oder auch Zellbereiche angeben.
• Beispiel:
Sie haben im Bereich der Zellen A1 bis E5 verschiedene Zahlen
In Zelle A7 steht die Formel =MAX(A1:E5)
Sie erhalten den höchsten Wert aller Zellen.

Formel „MIN“
Liefert den kleinsten Wert innerhalb einer Liste.
• Schreibweise:
MIN(Zahl1;Zahl2;...)
- Zahl1; Zahl2;... sind 1 bis 30 Zahlen, deren kleinste Zahl Sie bestimmen möchten. Sie können hier unter anderem Zahlen, Zellen oder auch Zellbereiche angeben.
• Beispiel:
Sie haben im Bereich der Zellen A1 bis E5 verschiedene Zahlen
In Zelle A7 steht die Formel =MIN(A1:E5)
Sie erhalten den niedrigsten Wert aller Zellen.

Formel „MITTELWERT“
Liefert den Mittelwert der Argumente.
• Schreibweise:
MITTELWERT(Zahl1;Zahl2; ...)
- Zahl1; Zahl2;... sind 1 bis 30 Zahlen, deren Mittelwert Sie berechnen möchten. Sie können hier unter anderem Zahlen, Zellen oder auch Zellbereiche angeben.
• Beispiel:
Sie haben im Bereich der Zellen A1 bis E5 verschiedene Zahlen
In Zelle A7 steht die Formel =MITTELWERT(A1:E5)
Sie erhalten den Durchschnittswert aller Zellen
• Tipp:
Wenn Sie aus den Inhalten mehrerer Zellen einen Mittelwert bilden, beachten Sie, dass leere Zellen anders behandelt werden als Zellen, die mit 0 belegt sind. Dies gilt insbesondere dann, wenn Sie das Kontrollkästchen Nullwerte in der Registerkarte Ansicht (Menü Extras, Befehl Optionen) deaktiviert haben. Im Gegensatz zu leeren Zellen werden mit 0 belegte Zellen eingerechnet.

Formel „ZÄHLENWENN“
Zählt die Anzahl der nichtleeren Zellen eines Bereichs, deren Inhalte mit den Suchkriterien übereinstimmen.
• Schreibweise:
ZÄHLENWENN(Bereich;Suchkriterien)
- Bereich ist der Zellbereich, von dem Sie wissen möchten, wie viele seiner Zellen einen Inhalt haben, der mit den Suchkriterien übereinstimmt.
- Suchkriterien gibt die Kriterien in Form einer Zahl, eines Ausdrucks oder einer Zeichenfolge an. Diese Kriterien bestimmen, welche Zellen gezählt werden. Zum Beispiel kann ein Suchkriterium als 32, "32", ">32" oder "Äpfel" formuliert werden
• Beispiel:
In der Spalte A stehen von A1 bis A31 untereinander die Tage eines Monats als Datum. In der Spalte B schreiben Sie hinter jeden Tag, an dem ein Mitarbeiter krank war das Wort krank.
Am Ende der Liste steht die Formel =ZÄHLENWENN(B1:B31;"krank")
Sie erhalten die Anzahl der Zellen mit dem Wort krank.

„HEUTE“ und „JETZT“
Die Formel HEUTE liefert die fortlaufende Zahl des heutigen Datums, welche von Excel automatisch in das gültige Datumsformat umgewandelt wird.
• Schreibweise:
HEUTE( )

Die Formel JETZT liefert die fortlaufende Zahl des aktuellen Datums und der aktuellen Uhrzeit, welche von Excel automatisch in das gültige Uhrzeitformat umgewandelt wird.
• Schreibweise
JETZT( )
• Tipp:
Die Funktion JETZT nimmt nur dann Änderungen vor, wenn die zugehörige Tabelle berechnet oder ein Makro, das die Funktion enthält, ausgeführt wird. Die Funktion wird nicht ständig aktualisiert.

Ersetzen von Sonderzeichen

Problem: Sie möchten in einer Exceltabelle über "Bearbeiten => Ersetzen" ein Sonderzeichen suchen und es gegen ein anderes austauschen. Das Problem liegt dabei darin, dass zu vielen Sonderzeichen, z.B. der Tilde '~' oder das 'µ' keine übereinstimmenden Daten gefunden werden können, obwohl Übereinstimmungen eindeutig vorhanden sind. Mit einem simplen Trick bringen Sie Excel nun dazu, die Sonderzeichen zu ersetzen.

Lösung: Sie müssen unter "Suchen nach" nur das Sonderzeichen doppelt eingeben, also beispielsweise "~~" oder "µµ" und bei "Ersetzen durch" das neue Sonderzeichen oder Zeichen eingeben (hier aber nur einmal). Nun funktioniert auch der Suchen/Ersetzen Dialog einwandfrei bei Sonderzeichen.

Unsichtbare Informationen in einzelnen Zellen

Problem: Sie wollen sich in einer Exceltabelle bei der Berechnung eines Wertes auf eine Zelle beziehen, deren Inhalt aber nicht angezeigt werden soll.

Lösung: Sie können in Excel-Zellen Informationen unterbringen, die nur in der Eingabezeile erscheinen, wenn die Zelle aktiv ist. Die Zelle bleibt scheinbar leer und auch im Ausdruck sind die Informationen nicht sichtbar. Falls Sie Zellinhalte unsichtbar machen wollen, markieren Sie die Zellen und wählen Sie "Format => Zellen" und klicken im Bereich "Kategorie" des Registerblatts "Zahlen" auf den Eintrag "Benutzerdefiniert". Im Feld "Formate" geben Sie drei Semikola hintereinander ein (";;;"). Nach einem Klick auf "OK" ist der Zelleninhalt nur noch in der Eingabezeile sichtbar.